Personel na akcjach promocyjnych, czyli kto jest kim w zespole eventowym.

Eventy marketingowe to praca zespołowa. Niezależnie od ich rodzaju i celu, wymagają najwyższego poziomu współpracy i koordynacji. I to zarówno wewnętrznie, jak i w kontakcie z zewnętrznymi partnerami. Również z Tobą, jako klientem.

Jeśli chcesz upewnić się, czy przedstawiona oferta ma szanse przynieść oczekiwany skutek dobrze, żebyś wiedział, jak wygląda idealny team eventowy. I czy agencja, która złożyła swoje propozycje na pewno pomyślała o wszystkim.

Podczas eventów marketingowych kluczową rolę do odegrania ma zespół – ludzie, którzy z jednej strony reprezentować będą markę w kontaktach z klientami, z drugiej zarządzać przebiegiem akcji.

Jak powinien wyglądać zespół eventowy na akcjach promocyjnych? Kto powinien być zaangażowany i jaka jest jego rola? Z kogo możesz zrezygnować, a bez kogo się nie obędzie? Czy jest dobrą praktyką łączenie funkcji na evencie? Jaką rolę na evencie ma do odegrania zamawiający?

W naszym tekście odpowiadamy na te pytania. Dzięki temu zyskasz lepsze rozeznanie jak to działa na evencie marketingowych i umiejętność oceny, czy agencja, którą angażujesz do swojego projektu wie co robi.

Pamiętaj: istnieje bardzo wiele agencji i mogą stosować różne nazewnictwo. Podobnie nie każdy event będzie wymagał tego samego personelu. Potraktuj nasz poradnik jako schemat, do którego możesz przyłożyć swój projekt.

Pamiętaj też: opisujemy zespół, który faktycznie realizuje event, a nie ten, który przygotowuje strategie i jego przebieg. Nie uwzględniamy zatem i nie opisujemy specjalistów od strategii marketingowych, sprzedażowych itp., którzy grają rolę podczas opracowywania mechanizmów eventowych dopasowanych do konkretnej grupy odbiorców.

Struktura zespołu na evencie marketingowym

Zespół eventowy tworzy wyraźną i dość precyzyjnie określoną hierarchę, w której role i zadania można dokładnie wyznaczyć i opisać. Oceniając wartość oferty agencji, która zgłosiła się do realizacji dobrze jest mieć to w pamięci i w razie wątpliwości dopytać, jaki team ma brać udział w wydarzeniu.  

Project manager

Człowiek ogarniający całość realizacji i orientujący się we wszystkich jej aspektach. Jego zaangażowanie w projekt rozpoczyna się w momencie otrzymania zapytania briefowego i kończy się na ewaluacji i rekomendacjach dalszych działań dla klienta. W praktyce bywa, że trwa nawet dłużej, bo rozmaite aspekty projektu mogą jeszcze wymagać omówienia po przesłaniu podsumowania i rozliczenia.

W swoich rękach trzyma wszystkie nitki prowadzące do każdego aspektu eventu marketingowego. Od rekrutacji i szkolenia personelu wykonawczego, budżetowania, kontraktowania i koordynacji podwykonawców, poprzez nadzór nad przebiegiem wydarzenia, zbieranie informacji i raportów po regularny kontakt z klientem. Project Manager zarządza również budżetem, zajmuje się wyszukaniem i kontraktowaniem lokalizacji oraz podwykonawców.

Project Manager spełnia zatem rolę osoby, której uwaga w kontekście wydarzenia skierowana jest w dwóch kierunkach: na event i na klienta (markę organizatora wydarzenia). PM jest też łącznikiem między jednym a drugim. Najczęściej jest on jedyną osobą pracującą przy projekcie, która ma bezpośredni kontakt z klientem, ale spotyka się też inne rozwiązania.

Praktyczna porada: Jako klient agencji zawsze wybieraj ofertę, w której możesz liczyć na dedykowanego Twojej realizacji Project Managera. Dlaczego jest to tak ważne?

Dedykowany, odpowiedzialny za całość eventu PM zapewni Twojej marce komfort komunikacyjny i pewność, że wszystkie aspekty eventu są pod kontrolą. Kontakt z jedną osobą ułatwia przy tym zbieranie informacji i podejmowanie kluczowych decyzji, dzięki czemu są szybsze i trafniejsze. 

Czy w zespole eventowym możesz zrezygnować z Project Managera: NIE.
Czy jest dobrą praktyką łączenie funkcji Project Managera z innymi funkcjami na evencie: NIE.

Czytaj też

Supervisorzy

Wspominaliśmy, że w rękach Project Managera zbiegają się wszystkie nitki realizacji. Nie oznacza to jednak, że całością steruje sam. W praktyce może zdarzyć się, że nie jest nawet obecny na miejscu realizacji. W zarządzaniu realizacją pomagają mu stale znajdujący się na terenie eventu supervisorzy.

W zależności od wielkości wydarzenia, czasu jego trwania i celu – jeśli w projekt zaangażowane są zespoły promocyjne supervisor ma do odegrania kluczową rolę. 

Jego rolą jest bezpośrednie nadzorowanie całego wydarzenia na miejscu. W zależności od rodzaju realizacji oznaczać to może różne rzeczy, ale w ogólnym zarysie supervisor monitoruje:

- prace podlegających im zespołów,
- realizację przyjętych wskaźników w określonym przedziale czasowym,
- zatowarowanie i dostępność materiałów promocyjnych,
- stan techniczny elementów wydarzenia (stref, atrakcji itp.).

Innymi słowy mają za zadanie dopilnować, że wszystkie elementy składające się na codzienne działania w ramach wydarzenia są na swoich miejscach i pracują zgodnie z planem.

Ich rolą jest również dbanie, by każdy podlegający im promotor wiedział dokładnie jak przygotowany ma być na każdy kolejny dzień realizacji.

Do tego supervisorzy regularnie komunikują się z Project Managerem, aby upewnić się, że codzienna praca jest zgodna z ogólną wizją, planowanym przebiegiem i celami wydarzenia. Ich obowiązkiem jest przekazywanie raportów zawierających evaluacje zespołów, realizacje wybranych do wydarzenia KPI’s, a także zgłaszanie uwag, które powinny trafić do wiadomości zamawiającego.

Ilu powinno być superwizorów na wydarzeniu? Wszystko zależy od liczby teamów promocyjnych zaangażowanych do realizacji. Optymalnym rozwiązaniem jest przyjęcie jednego supervisora na jeden team.

Przykład: Załóżmy, że planujesz niewielki pop-up shop w jakimś popularnym zimowym kurorcie otwarty kilka godzin dziennie. Załóżmy przy tym, że do jego obsługi  potrzebujesz jednego teamu promocyjnego składającego się z 4 ambasadorów. W tej sytuacji w zupełności wystarczy jeden supervisor.

Dodaj do tego zespoły, które będą krążyć po mieście z materiałami promocyjnymi, informowały o Twoim evencie i zachęcały do brania w nim udziału. W takim wypadku powinieneś pomyśleć o zatrudnieniu drugiego supervisora.

A co, jeśli chcesz otworzyć takie pop-up shopy w kilku kurortach jednocześnie? Na każdą kolejną będziesz potrzebować dedykowanego supervisora.

Praktyczna porada: w rozmowach z agencją upewnij się, że supervisorzy mają odpowiednie doświadczenie, bądź agencja przygotowała szczegółowe szkolenie dopasowane do charakteru i planowanego przebiegu Twojej realizacji. Niestety zdarza się, że do roli supervisorów wyznaczani są promotorzy, który nie zostali do tej roli odpowiednio przygotowani.

Czy w zespole eventowym możesz zrezygnować z supervisora: NIE, o ile nie robisz maleńkiego, ograniczonego w czasie wydarzenia. W takiej sytuacji jednak zapewne w ogóle możesz zrezygnować z angażowania profesjonalnej agencji eventowej.
Czy jest dobrą praktyką łączenie funkcji supervisora z innymi funkcjami na evencie: NIE, o ile nie masz pełnego zaufania do zaangażowanej agencji i nie jesteś pewien jej etyki pracy.

Promotorzy

Promotorzy to najczęściej najliczniejsza grupa w zespole eventowym. To zasadniczo reprezentanci Twojej marki w kontakcie z odbiorcami. Oni również bezpośrednio realizują cele eventu. Ich zadania mogą być tak zróżnicowane, że trudno wymienić wszystkie. W skrócie zależą od typu wydarzenia, jego planowanego przebiegu, zakładanych efektów, grupy docelowej itp..

Najczęściej realizują działania mające na celu:

- zwiększanie świadomości marki
- zwiększanie sprzedaży,
- edukowanie odbiorców o marce i jej ofercie,
- budowanie wizerunku marki,
- generowanie leadów,
- zbieranie feedbacku,
- badanie preferencji klientów.

Na evencie może to oznaczać wsparcie uczestników w korzystaniu z przestrzeni eventowej, prowadzenie wywiadów z uczestnikami, obsługę stanowisk z aktywizacjami, prezentacje produktów i samplingi, prowadzenie sprzedaży, konkursów i loterii, ankiet, quizów i tak dalej. Temat roli i zadań promotorów jest tak obszerny, że niebawem poświęcimy im osobny wpis. Teraz skupiamy się na aspekcie związanym z samą organizacją eventu. W tej perspektywie rola zespołów promocyjnych jest nieco mniejsza, ale bywa też niezmiernie istotna.

Poza całym szeregiem zadań realizowanych w bezpośrednim kontakcie z uczestnikami mają do wykonania prace związaną z płynnym przebiegiem wydarzeń, sprawnym uzupełnianiem materiałów i raportowaniem. Wszystkie informacje z pierwszej linii przekazują do supervisora, który z kolei przekazuje je do Project Managera.

Czy jednak można wyobrazić sobie event marketingowy, w którym nie biorą udziału promotorzy? Wbrew pozorom tak. Istnieje wiele przykładów niezwykle udanych realizacji experiential marketing w których interakcje uczestników z marką w świecie rzeczywistym odbywają się bez pośrednictwa personelu. W tym celu wykorzystuje się rozmaite rozwiązania ze świata nowych technologii bądź projektuje interaktywne instalacje.

Praktyczna porada: szukając agencji eventowej do realizacji zapytaj, czy jest przygotowana do przeprowadzenia szkoleń swoich promotorów nie tylko w zakresie wiedzy o marce i produkcie, ale też z wiedzy marketingowej, etykiety, umiejętności interpersonalnych i raportowania.

Czy w zespole eventowym możesz zrezygnować z promotorów: TAK, w wyjątkowych okolicznościach jest to możliwe, jeśli jednak zdecydujesz się na takie rozwiązanie upewnij się, że agencja z którą pracujesz ma alternatywne metody zbierania informacji dotyczącego przebiegu wydarzenia i sposób na wprowadzanie zmian.
Czy jest dobrą praktyką łączenie funkcji promotora z innymi funkcjami na evencie: NIE

Koordynatorzy

To pozycja, którą w hierarchii zespołów eventowych realizujących akcje marketingowe offline umieścić należałoby bezpośrednio poniżej Project Managera. Dlaczego zatem z jej omówieniem czekaliśmy aż do tego momentu?

Wynika to z faktu, że jego obecność będzie niezbędna tylko w wyjątkowych okolicznościach – na przykład w sytuacji, gdy event promocyjny ma odbywać się równolegle w kilku odizolowanych od siebie lokalizacjach.

Wyżej znajdziesz przykład takiej sytuacji: pop-up shopy działające w kilku miastach jednocześnie. Może jednak być niezbędny również na bardzo dużych imprezach, takich jak kilkudniowy festiwal. Rolą koordynatora jest w takiej sytuacji łączenie wszystkich elementów wydarzenia w spójną całość. Zadania tego nie mogą realizować supervisorzy, ponieważ ze względu na zadania związane z zarządzaniem zespołami promocyjnymi w konkretnych lokalizacjach nie mają odpowiednio szerokiej perspektywy. Trudno też byłoby powierzyć je Project Managerowi, ze względu na fakt, że nie jest osobiście zaangażowany w bezpośredni przebieg wydarzeń.

Czytaj też

Korekty w obsadzie zespołów w zależności od lokalizacji, zmiany w trasach promocyjnych, kierowanie dystrybucją materiałów zgodnie z reakcją rynku, optymalizacja pracy promotorów to zadania koordynatora, których nie zrealizują inni członkowie zespołu. Z tego względu w przypadku dużych, złożonych eventów jego obecność jest niezwykle istotna.

Czy w zespole eventowym możesz zrezygnować z koordynatorów: TAK, o ile nie planujesz bardzo dużego eventu, którego organizacja wymaga zgrania bardzo wielu elementów, bądź jeśli Twój event ogranicza się do jednej lokalizacji.
Czy jest dobrą praktyką łączenie funkcji koordynatora z innymi funkcjami na evencie: NIE, wyłączając sytuację, w której agencja jest w stanie oddelegować Project Managera na wyłączność i będzie on stale obecny w miejscu wydarzenia. W takiej sytuacji może pełnić również funkcję koordynatora.

Personel techniczny

Robiąc przegląd zespołów eventowych warto zwrócić jeszcze uwagę na personel odpowiedzialny za infrastrukturę eventową i jej prawidłowe funkcjonowanie. Jego obecność uzależniona jest rzecz jasna od tego, jak event jest zaprojektowany. Może okazać się, że stała obecność osób technicznych w ogóle nie jest niezbędna. Nawet w przypadku wydarzeń w których buduje się strefy promocyjne czy korzysta z zaawansowanych rozwiązań technologicznych. Często wystarcza wyłącznie zadbanie o ekipę realizującą montaż i demontaż. W przypadku usterek, bądź gdy zajdzie potrzeba dokonania napraw pomocą może służyć serwisant, który dojedzie na miejsce w krótkim czasie. Drobne kwestie związane z działaniem i z bieżącą eksploatacją urządzeń śmiało można powierzyć promotorom bądź supervisorowi.

Zdarza się jednak, że takie rozwiązania nie sprawdzą się. Jeśli jednak event zakłada wykorzystanie złożonych elementów, których awaria może przeszkodzić jego przebiegowi należy rozważyć zakontraktowanie personelu technicznego, który będzie stale pod ręką.

W porównaniu ze stratami, jakie może przynieść kilkugodzinna awaria generatora podtrzymującego dmuchany namiot koszt utrzymania osoby odpowiedzialnej za jego stan będzie nieznaczny. 

Funkcje związane z dbałością o stan techniczny infrastruktury eventowej i wykorzystywanych urządzeń trudno umiejscowić w hierarchii zespołów eventowych. Najczęściej personel techniczny podlega supervisorom, chociaż w pewnych okolicznościach ich pracę nadzoruje koordynator bądź Project Manager. Dzieje się tak najczęściej w początkowej fazie projektu, kiedy personel techniczny odpowiada za przygotowanie lokalizacji – zbudowanie stref bądź sceny, instalację i konfigurację urządzeń itp.

Czy w zespole eventowym możesz zrezygnować z personelu technicznego: TAK, szczególnie jeśli przebieg eventu nie jest uzależniony od bezproblemowego działania urządzeń
Czy jest dobrą praktyką łączenie funkcji technicznych z innymi funkcjami na evencie: NIE

Rola zamawiającego. Co podczas akcji promocyjnej robi klient agencji?

Personel eventowy rekrutowany i przygotowany przez agencję do realizacji akcji promocyjnej ma za zadanie zrealizować cele wyznaczone przez klienta. Cała ta struktura, która w przypadku dużych projektów może być niezwykle rozbudowana, ma jednak jeszcze jedną rolę do wykonania: maksymalnie odciążyć zamawiającego od wszelkich zadań związanych z realizacją. Za ich sprawą to agencja bierze na siebie zbieranie i analizę danych, przygotowywanie raportów i opracowanie rekomendacji.

Zespół agencji dba również o regularne informowanie klienta o wszystkich istotnych wydarzeniach związanych z realizacją, zmianach w sytuacji rynkowej, działaniach konkurencji i tym podobnych. W ten sposób zespół eventowy jako całość jest mózgiem, oczami i uszami oraz rękami klienta w całości sfocusowanymi na realizacji.

Czytaj też

Dzięki temu po stronie zamawiającego w realizację eventową może być bezpośrednio zaangażowany niezwykle wąski zespół. Dodatkowo stopień tego zaangażowania zależy niemal wyłącznie od decyzji klienta – może być zupełnie minimalny i sprowadzać się do prowadzenia kontroli, udziału w konsultacjach i opiniowaniu rekomendacji czy dostarczaniu potrzebnych do realizacji materiałów.

Podsumowanie

Ostateczny skład i liczba osób zaangażowanych w event promocyjny zależy od bardzo wielu czynników. Wśród nich najważniejsze to planowane cele i skala wydarzenia czy wykorzystywane mechanizmy eventowe. Bez dokładnego zapoznania się z konkretnym briefem nie ma możliwości ustalić ilu zaangażować promotorów, a co za tym idzie supervisorów, czy potrzebni będą koordynatorzy i personel techniczny. Trudno jest zatem zaproponować jakiś uniwersalny wzór, dzięki któremu zawsze bezbłędnie ocenisz, czy oferta agencji odpowiadać będzie potrzebom.

Studiując kolejne propozycje realizacji będziesz jednak wiedzieć co oznaczają kolejne pozycje i czy ich obecność w kosztorysie jest rzeczywiście uzasadniona. Podobnie łatwo ustalisz, czy jakichś elementów czasem nie brakuje. W takiej sytuacji będziesz również w stanie przekonać się, czy agencja potrafi obronić swoje decyzje i czy rzeczywiście warto zainwestować w dalszą współpracę.

Zawsze też możesz skontaktować się nami. Chętnie powiemy Ci, jaki naszym zdaniem zespół najlepiej zrealizuje cele Twojej akcji promocyjnej.