Event manager - czym się zajmuje i jak wygląda jego praca?

W każdej renomowanej agencji eventowej, odpowiedzialnej za przygotowanie zleconego przez klienta wydarzenia, kluczową rolę pełni zespół pod kierownictwem event managera. Kim jest i jakie są jego zadania?

Mimo powszechnego przekonania, że organizacja wydarzeń to przede wszystkim zabawa i rozrywka, prawda jest taka, że za kulisami kryje się ogrom pracy, kreatywności i skoordynowania wielu procesów. Event manager, który stoi za sukcesem eventu promocyjnego, jest kluczową postacią w branży eventowej. To profesjonalista, którego głównym zadaniem jest planowanie, koordynacja i realizacja różnorodnych wydarzeń, jak np.: akcje promocyjne, trasy promocyjne (Roadshow), promocje in-store, czy np. wprowadzanie produktów na rynek (kick off). Powinien wykazać się nie tylko doskonałymi umiejętnościami organizacyjnymi, ale również być niewyczerpanym źródłem pomysłów i posiadać cechy, które pozwolą mu sprostać wszelkim wyzwaniom.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej, kim są Ci zawodowi magicy i jakie obowiązki na nich spoczywają na przykładzie naszej Agencji Eventowej Lilla House.

Event manager podczas eventu promocyjnego

Podczas procesu planowania eventu, niezwykle istotna jest oczywiście kreatywność. Event manager stale generuje świeże koncepcje i dba o każdy detal przy różnego rodzaju wydarzeniach. Jego praca wymaga nie tylko doskonałej organizacji pracy (zarówno zespołu, jak i współpracowników), ale także umiejętności szybkiego rozwiązywania problemów. Musi być w stanie dopasować się do różnorodnych oczekiwań klientów oraz zapewnić, aby każde wydarzenie było wyjątkowe i niezapomniane.

W swojej pracy oczywiście prócz burzy mózgów, wdrażania koncepcji i planów wydarzeń, wskazana jest również umiejętność radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych, które mogą się pojawić podczas imprezy. Ktoś nie dojedzie na czas, ktoś czegoś zapomni, a catering logistycznie nawalił. W takich momentach event manager musi zachować spokój i klarowność myślenia, aby szybko znaleźć rozwiązanie i zapewnić płynność wydarzenia.

Lider zespołu powinien wykazywać się również znakomitą umiejętnością komunikacji. To klucz do zrozumienia potrzeb i oczekiwań klienta (a jak wszyscy wiemy to nie łatwa sztuka), oraz efektywnej współpracy zespołu.

Grzegorz Maciaszek - Dyrektor krakowskiego biura Lilla House. Specjalizuje się we wprowadzaniu produktów i usług na polski rynek. Prywatnie podróżnik i organizator wypraw w dalekie zakątki Świata.

Czym zajmuje się event manager? Zakres obowiązków

Już wiemy, że organizacja eventów to zadanie, które wymaga wszechstronnych umiejętności, a przygotowany plan awaryjny umożliwi szybkie rozwiązanie problemu.

Na przykładzie naszej Agencji Lilla House, przygotowaliśmy listę głównych naszym zdaniem obowiązków event managera:

1. Analiza potrzeb i oczekiwań klienta – zrozumienie, czego klient oczekuje od wydarzenia, co jest kluczowe dla jego sukcesu.
2. Analiza grup docelowych, do których skierowany jest event – ich potrzeb i oczekiwań w kontakcie z marką i jej ofertą.
3. Opracowanie koncepcji i tematyki wydarzenia.
4. Ustalenie z klientem celów i KPIs (kluczowych wskaźników eventowych).
5. Wybór i rezerwacja lokalizacji, uzyskanie formalnych zgód i uzgodnienie z właścicielami powierzchni wykorzystywanych podczas eventu warunków współpracy.
6. Planowanie logistyki i harmonogramu.
7. Doskonała znajomość rynku.
8. Uzyskanie potrzebnych zezwoleń.
9. Zarządzanie brandingiem i komunikacją wydarzenia.
10. Negocjacje umów.
11. Kontraktowanie i koordynowanie dostawców i usług.
12. Zarządzanie budżetem – efektywne dysponowanie środkami finansowymi, aby wydarzenie było zarówno spektakularne, jak i ekonomiczne.
13. Dobór i koordynacja zespołu.
14. Nadzór nad przebiegiem wydarzenia – zapewnienie, że wszystko przebiega zgodnie z planem i rozwiązywanie pojawiających się problemów.
15. Przygotowanie planów awaryjnych.
16. Ewaluacja wydarzenia – analiza tego, co się udało, a co mogłoby być zrobione lepiej, jest niezbędna do ciągłego rozwoju i doskonalenia przyszłych wydarzeń.

Od lat budujemy pozycję rynkową marek dzięki skutecznym eventom promocyjnym.

Porozmawiajmy o Twoim Evencie Promocyjnym - Wypełnij formularz i umów się z nami na bezpłatną godzinną konsultację.

Elastyczność w działaniu, czujność i zwracanie uwagi na najdrobniejsze detale w dynamicznym środowisku eventowym mogą być gwarancją niezapomnianych przeżyć dla uczestników. Dobrze zaplanowana praca, którą kierujemy się w naszej agencji to dmuchanie na zimne i uniknięcie potencjalnych problemów.

Przykładem może być organizacja ogólnopolskiej trasy promocyjnej, która wymaga skoordynowania pracy dziesiątek dostawców, zapewnienia zakwaterowania dla kilkudziesięciu hostess i ambasadorów marki w różnych miejscach kraju, oraz centralnej koordynacji działań zespołów realizujących różnorodne zadania. Sukces takiego przedsięwzięcia zależy od precyzyjnego planowania i elastyczności w zarządzaniu nieoczekiwanymi sytuacjami.

Event manager powinien również posiadać umiejętność efektywnej komunikacji z kontrahentami, co jest kluczowe w negocjacjach i podtrzymaniu dobrych relacji. Przykładem może być organizacja festiwalu muzycznego, gdzie event manager zadbał o szczegóły techniczne, bezpieczeństwo uczestników oraz promocję wydarzenia w mediach społecznościowych. Dzięki jego umiejętnościom negocjacyjnym udało się pozyskać atrakcyjnych sponsorów, co znacząco obniżyło koszty organizacji, a jednocześnie zwiększyło zasięg i popularność wydarzenia. To pokazuje, jak ważna jest zdolność adaptacji do różnorodnych wymagań i oczekiwań, co stanowi o sile i efektywności dobrego event managera.

Event manager to studnia pomysłów

Tworzenie niezapomnianych wydarzeń wymaga nie tylko doskonałej organizacji. Event manager to przede wszystkim kreatywny strateg, który pomaga klientom w realizacji ich wizji.

Na przykład podczas akcji promocyjnych, jego praca polega w dużej mierze na opracowywaniu unikalnych, angażujących doświadczeń marki, które nawiązują do jej charakteru i jednocześnie są odpowiednio dopasowane do grupy docelowej.

Dzięki swojej pomysłowości i doświadczeniu pomaga wyjść poza utarte schematy i zaproponować rozwiązania, które zaskoczą uczestników i pozostaną w ich pamięci na długo. Źródło nowatorskich koncepcji i nietuzinkowych rozwiązań, którymi dysponują nasi managerowie, pozwala na tworzenie wyjątkowych i niepowtarzalnych eventów.

Umiejętność przewidywania trendów i adaptacja do zmieniających się oczekiwań rynku to kolejna cecha, która wyróżnia dobrego event managera. Dzięki temu możliwe jest tworzenie wydarzeń, które nie tylko odpowiadają aktualnym trendom, ale również wyprzedzają oczekiwania uczestników, stając się pionierskimi w swojej kategorii. Festiwal muzyczny, który niespodziewanie napotkał na złe warunki pogodowe, pokazuje, jak ważna jest zdolność do szybkiego dostosowania się do zmieniających się okoliczności i znajdowania nowych, kreatywnych rozwiązań problemów.

Event manager to zatem nie tylko organizator, ale przede wszystkim wizjoner, który potrafi przekuć wizję w rzeczywistość.

Izabela Dziadkowiec - od kilku lat w roli samodzielnego Event Managera. Posiada bogate doświadczenie eventowe co sprawia, że jest wstanie sprawnie i elastycznie reagować na wydarzenia.

Jaki powinien być event manager?

Podobnie jak na każdym stanowisku, kluczowy jest szereg cech, które zdecydowanie ułatwiają wykonywanie obowiązków. Do najważniejszych należą:

• Doskonałe umiejętności komunikacyjne
• Odporność na stres
• Zdolność do pracy pod presją czasu
• Sumienność
• Kreatywność
• Organizacja
• Zarządzanie zespołem
• Budowanie relacji

Przykładem może być sytuacja, w której event manager musi koordynować ogólnopolską akcję promocyjną z udziałem kilku oddziałów marki. Zdolność do jasnego przekazywania informacji i rozwiązywania problemów na bieżąco okazała się kluczowa dla sukcesu tego przedsięwzięcia.

Na koniec, niezwykle istotna jest również umiejętność zarządzania czasem i priorytetami. Przykład: event manager, który musiał jednocześnie koordynować kilka mniejszych wydarzeń prowadzących do głównego eventu. Zdolność do efektywnego planowania i delegowania zadań okazała się niezbędna, aby wszystko przebiegło zgodnie z planem.

Doświadczenie i profesjonalizm

Dla większości event managerów praca to nie tylko źródło dochodu, ale przede wszystkim pasja do tworzenia niezapomnianych eventów. To zawód dla osób, które potrafią czerpać radość z sukcesu wydarzenia przy maksymalnym zadowoleniu klienta - priorytet! :).

Osoby decydujące się na tę ścieżkę kariery muszą być gotowe na ciągłe wyzwania i nieprzewidywalność, które są nieodłącznym elementem organizacji eventów. Jednym z aspektów naszej pracy jest budowanie pozytywnych wspomnień styku uczestników z marką, które pozostaną na długo w ich pamięci po zakończeniu wydarzenia.

Porozmawiajmy o Twoim Evencie Promocyjnym

Więcej na naszym blogu