Cena eventu, czyli co składa się na finalny koszt realizacji

Istnieje przekonanie, że agencje eventowe celowo nie mają ustandaryzowanych cenników swoich usług, gdyż zarabiają na tym krocie i nie chcą dzielić się szczegółami swojej oferty, chroniąc też swoje pomysły przed okiem konkurencji.

Zasadniczo, agencje eventowe nie publikują cenników nie dlatego, że nie chcą, ale ze względu na dynamiczny charakter branży oraz indywidualne specyfiki każdego projektu.

Wystarczy rzut oka na strukturę kosztów, by zauważyć, że są one dalekie od stałości i ulegają zmianom w zależności od szeregu czynników. I tu w zasadzie można by postawić kropkę. Mit obalony. Ważne jest jednak, aby wyjaśnić bardziej szczegółowo przyczyny braku stałych cenników, co wpływa na koszt akcji eventowej i dlaczego “drożej” czasem znaczy “taniej”.

Jaka jest cena eventu promocyjnego?

Po pierwsze, koszty wyprodukowania eventu są niejednokrotnie zmienną wielkością, determinowaną przez specyfikę zleconego projektu. Nie da się jednoznacznie określić kosztów, gdyż każde wydarzenie wymaga indywidualnego podejścia i dopasowania się do unikalnych potrzeb klienta.

Po drugie, sama natura eventów czy też akcji promocyjnych, jako działań kreatywnych sprawia, że scenariusze, programy i przebieg są zazwyczaj niemożliwe do standaryzacji. Każde wydarzenie jest bowiem tworzone “na miarę”, uwzględniając unikatowe cele, oczekiwania i charakter danej marki czy instytucji.

Brak publikacji gotowych cenników eventowych nie jest zatem wynikiem niechęci do transparentności, lecz konieczności dostosowania się do zmiennych warunków rynkowych oraz indywidualnych potrzeb klienta.

Wycena akcji promocyjnej to proces, czasem długotrwały. Agencje eventowe muszą dokładnie zrozumieć potrzeby klienta, aby móc zaproponować spersonalizowane rozwiązania, które będą skrojone na potrzeby konkretnego projektu.

Wymienione wyżej przyczyny, wymagają nieco bliższego omówienia, dlatego też niniejszym inaugurujemy krótki cykl wpisów, którego celem jest odpowiedź na palące pytanie:

dlaczego agencje nie publikują cenników eventowych?

W kontekście omawianych wcześniej przyczyn braku publikacji cenników eventowych, należy dokładniej przyjrzeć się budżetom eventowym z perspektywy agencji.

Przygotowanie eventu promocyjnego to proces o niezwykle złożonej strukturze, gdzie konieczne jest połączenie kompetencji kreatywnych z umiejętnościami zarządzania projektem.

Elementy budżetu muszą być klarowne i zaakceptowane przez klienta, co często wymaga długotrwałych negocjacji. Zrozumienie wartości wydarzenia staje się niezbędne dla klienta, szczególnie na początkowym etapie współpracy pomiędzy stronami.

Z drugiej strony, eventy są kompleksowymi przedsięwzięciami, które wymagają doświadczenia, koordynacji i współpracy wielu zespołów, co wpływa na cenę realizacji.

Podsumowując, proces negocjacji budżetu eventowego jest czasochłonny, ale niezbędny dla zapewnienia klarowności i satysfakcji obu stron. Pomimo wysokich kosztów, wartość dodana płynąca z profesjonalnego i dobrze zorganizowanego eventu jest niezaprzeczalna.

Potrzebujesz wyceny swojego eventu?

Wypełnij formularz i umów się z nami na bezpłatną godzinną konsultację.

Co składa się na cenę eventu i dlaczego te usługi potrafią aż tyle kosztować?

Koszty związane z realizacją eventu mogą być podzielone na kilka głównych kategorii, z których każda ma wpływ na ostateczną cenę usługi.

Pierwszą kategorią są koszty bezpośrednie realizacji eventu, czyli te, które agencja ponosi w trakcie samego wydarzenia. W tej grupie znajdują się wydatki na wynajem miejsca, sprzętu, materiały POS i, co istotne, koszt hostess. 

Wykwalifikowane hostessy to obecnie rzadkość - mówi Grzegorz Maciaszek - Executive Director agencji Lilla House - Zleceniodawcy eventów nie zdają sobie sprawy jak długi i żmudny jest proces przygotowania hostess do wykonywania pracy w taki sposób aby przyniosła ona oczekiwane przez Zleceniodawcę efekty.

W Agencji Lilla House, staramy się nawiązywać długoterminowe współprace w hostessami i hostami, wielu z nich pracuje u nas już od lat, a część staje się z czasem członkami naszego zespołu projekt managerów, podejmując pracę w naszej agencji na stałe. Mamy też wdrożony zaawansowany program motywacyjny, który jest niezwykle ceniony przez nasz personel i wyróżnia nas od konkurencji.

Właśnie te dodatkowe wymagania i specjalistyczne umiejętności podnoszą koszty zatrudnienia, co wpływa m.in. na ostateczną cenę eventu.

Kolejną ważną kategorią są koszty pośrednie, które agencja ponosi niezależnie od tego czy finalnie klient zamówi event czy też nie. Mogą to być na przykład koszty związane z badaniami rynkowymi czy wynagrodzenia personelu na stałe zatrudnionego w firmie eventowej. Te wydatki mogą być znaczącym elementem budżetu eventowego i należy je uwzględnić przy ustalaniu ceny usługi.

Kluczowym czynnikiem decydującym o kosztach eventu są również koszty specjalistów. Agencje często korzystają z usług specjalistów w różnych dziedzinach, takich jak np. obsługa techniczna, obsługa prawna czy też księgowa.

Wybór odpowiednich podwykonawców ma kluczowe znaczenie dla jakości i efektywności wydarzenia, co także wpływa na ostateczną cenę usługi.

Co zatem składa się na cenę eventu i dlaczego te usługi potrafią aż tyle kosztować?

W budżecie eventowym znajdują się koszty bezpośrednie realizacji, czyli takie, które agencja ponosi, ponieważ realizowany jest event; koszty pośrednie nie związane bezpośrednio z produkcją, które agencja ponosi nawet jeśli wydarzenie nie zostało przez klienta kupione oraz marża agencji.

Kluczowy udział w kosztach eventu firmowego mają koszty podwykonawców zatrudnionych do realizacji wydarzenia. Pozycja kosztów bezpośrednich w budżecie może wahać się od kwot niewielkich do znaczących. Jeżeli np. firma planuje wykorzystać event do budowania reputacji marki i wzmocnienia swojej pozycji rynkowej będzie dbała o najwyższą jakość realizacji. To automatycznie zwiększa kwoty w zakresie tej grupy kosztów. 

Jednakże, to często prowadzi do zwiększenia kosztów, choć w przypadku agencji o ugruntowanej pozycji, wręcz przeciwnie. Agencje eventowe o uznanej renomie, organizujące eventy od wielu lat, z twz. doświadczeniem, posiadają stałe i stabilne współprace z zewnętrznymi kooperantami, nie muszą zatrudniać podwykonawców jedynie na czas eventu.

Taka strategia, pomaga w optymalizowaniu kosztów akcji promocyjnych dla Zleceniodawcy i przekłada się na korzystniejszy koszt eventu. Warto więc wziąć to pod uwagę zlecając organizację eventu.

Dodatkowo, koszty bezpośrednio związane z przygotowaniem eventu, takie jak np. koszty transportu na spotkania z klientem, również mają wpływ na ostateczną cenę. Dlatego też, aby klient mógł pełniej zrozumieć strukturę kosztów i wartość dodaną, agencje eventowe powinny uwzględnić wszystkie te czynniki podczas negocjacji cenowych, jasno prezentując je potencjalnemu klientowi.

Co to są overheady i jak wpływają na cenę eventu?

Kolejnym elementem budżetu eventowego są overheady.

Są to wszystkie koszty nie związane bezpośrednio z realizacją, na które składają się koszty operacyjne funkcjonowania agencji. Będą to np. koszty administracyjne, koszty ogólne zarządu i pracowników agencji eventowej czy koszty związane z marketingiem i reklamą.

Te kwoty ponoszone są przez agencję bez związku z realizacją konkretnego eventu a produkcja eventu jest dla niej jedyną możliwością pokrycia własnych kosztów stałych. Overheady są niezbędne do funkcjonowania agencji eventowej.

Istnieją różne metody wyliczania wartości overheadów, jednakże istotne jest, aby być świadomym konsekwencji zbyt niskiego lub zbyt wysokiego wyliczenia tych kosztów.

Zbyt niskie uwzględnienie kosztów overheadowych może prowadzić do braku wystarczającego finansowania wydatków operacyjnych agencji, co w długoterminowej perspektywie może skutkować zadłużeniem.

Z drugiej strony, wprowadzenie zbyt wysokich wartości overheadów do budżetu eventowego może obniżyć konkurencyjność agencji i narażać ją na ryzyko utraty kontraktów. Dlatego ważne jest zachowanie równowagi i właściwe uwzględnienie kosztów overheadowych podczas ustalania cen usług eventowych.

Marża agencji eventowej

Marża agencji stanowi ostatni element składowy ceny eventu i jest to zysk naliczany przez agencję z realizacji wydarzenia. Generowanie zysku w postaci marży umożliwia agencji reinwestowanie go w dalszy rozwój oraz wzmacnianie jej pozycji na rynku. W kontekście budowania przewagi konkurencyjnej w branży eventowej, ta wartość ma istotne znaczenie.

Marża agencji może być kluczowym czynnikiem dla klientów, zwłaszcza tych, którzy planują dłuższą współpracę z danym podmiotem.

Odpowiednio zainwestowane środki mogą przyczynić się do rozwoju kompetencji agencji oraz poszerzenia jej oferty o nowe elementy, co z kolei wpłynie na jakość i skuteczność realizowanych przez nią wydarzeń.

W rezultacie, właściwie zarządzana marża nie tylko służy interesom agencji poprzez generowanie zysku, ale także może przynieść korzyści klientom poprzez poprawę jakości oferowanych usług oraz rozwój innowacyjnych rozwiązań.

Dlatego też, odpowiednie wykorzystanie generowanego zysku jest kluczowe dla długoterminowego sukcesu agencji eventowej na rynku.

Potrzebujesz wyceny swojego eventu?

Wyślij zapytanie ofertowe.

Ile zatem kosztuje event?

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, jest to wręcz niemożliwe. Koszt eventu może się wahać od kilkunastu tysięcy złotych za jednorazową akcję promocyjną prowadzoną w jeden dzień podczas weekendu do milionów złotych za kilkumiesięczną pracę na terenie całego kraju, mającą na celu wprowadzenie na rynek nowego produktu.

Warto jednak podkreślić, że współpraca z doświadczoną agencją eventową niesie za sobą wiele korzyści:

• Oszczędność czasu i pieniędzy: Agencja zajmuje się wszystkim, od negocjacji z podwykonawcami po koordynację logistyki. Dzięki temu klient oszczędza czas i pieniądze.
• Profesjonalna organizacja: Doświadczona agencja gwarantuje sprawną organizację i realizację eventu zgodnie z oczekiwaniami klienta.
• Oryginalne pomysły: Agencja pomoże stworzyć kreatywny koncept eventu, który wyróżni się na tle konkurencji.
• Dostęp do sprawdzonych usługodawców: Agencje współpracują z najlepszymi ekspertami w swoich dziedzinach, bazując na wieloletnich i sprawdzonych kooperacjach.

Czy można zatem stwierdzić, że drożej znaczy taniej?

W kontekście organizacji eventów, stwierdzenie "drożej znaczy taniej" może mieć pewne zastosowanie. Choć wyższe koszty mogą wydawać się zniechęcające, warto wziąć pod uwagę korzyści płynące ze współpracy z doświadczoną agencją eventową. Korzyści te to efektywność i ROI czyli (ang. return on investment) zwrot z inwestycji, to wskaźnik służący do oceny efektywności inwestycji.

Możliwość dokonania pomiaru tych wskaźników jest także ważnym elementem dla Zelceniodawcy podczas wyboru agencji do współpracy. Pamiętajmy, że każda akcja promocyjna musi mieć przygotowane wskaźniki mierzalności, które pozwalają Zleceniodawcy ocenić efekty eventu. Wykaz wskaźników do pomiaru podczas akcji promocyjnej, należy ustalić już na etapie negocjacji kosztu i zakresu akcji.

Efektywność i ROI akcji eventowych

Profesjonalna organizacja eventu może przynieść wymierne korzyści w postaci zwiększenia rozpoznawalności marki, pozyskania nowych klientów czy wzmocnienia relacji z partnerami biznesowymi.

Oczywiście, wyższe koszty nie gwarantują sukcesu eventu. Ważne jest, aby wybrać agencję o ugruntowanej renomie, która dopasuje swoje usługi do indywidualnych potrzeb i budżetu klienta.

Współpraca z doświadczoną agencją eventową może okazać się opłacalną inwestycją, przynosząc wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu, profesjonalnej realizacji, unikalnego konceptu, dostępu do najlepszych usługodawców, najnowszej technologii i efektywnej realizacji celów biznesowych.

Case study na przykładzie branży tytoniowej

Firma tytoniowa planuje wprowadzenie na rynek nowej linii produktów tytoniowych, które mają przyciągnąć uwagę młodszych konsumentów i zwiększyć udział w rynku. Aby osiągnąć ten cel, firma decyduje się na zorganizowanie szeroko zakrojonej kampanii promocyjnej.

Do współpracy została zatrudniona agencja eventowa Lilla House z Krakowa, która ma bogate doświadczenie w organizacji eventów promocyjnych dla branż z ograniczeniami, czyli takie które podlegają ścisłym restrykcjom prawnym.

Zespół agencji zostaje wynajęty do zaprojektowania i realizacji serii wydarzeń promocyjnych, które mają odbyć się w różnych miastach Polski. Agencja musi uwzględnić różnorodne czynniki, takie jak przepisy dotyczące reklamy tytoniu, preferencje konsumentów i klimat kulturowy. Niezwykle ważnym aspektem jest też wybór czasu i miejsca na organizację akcji promocyjnych nowego produktu marki tytoniowej. Tym razem na czas promocji wybrano okres zimowy na Podhalu. Dlaczego?

Bo w tym czasie na Podhale zjeżdżają turyści z całej Polski, w tym młodzi ludzie z dużych aglomeracji miejskich, którzy są w grupie docelowej Zleceniodawcy.

Dzięki innowacyjnym pomysłom i starannemu planowaniu agencji eventowej, kampania promocyjna odniosła sukces, przyciągając uwagę konsumentów grupy docelowej i generując pozytywne opinie w mediach. Nowa linia produktów tytoniowych szybko stała się popularna na rynku, przyczyniając się do wzrostu udziału firmy w branży produktów tytoniowych.

Więcej szczegółów na temat tego case study przeczytasz w artykule, który wkrótce zostanie opublikowany, dlatego pozostań z nami w kontakcie i zapisz się do neslettera.

Podsumowanie

Finalna cena eventu jest rezultatem długotrwałych rozmów i negocjacji, które obejmują różnorodne aspekty organizacji wydarzenia. Omawiane scenariusze, projektowane aktywizacje oraz jakość produkcji to tylko niektóre z elementów, które wpływają na ostateczną cenę. Nie można jednak pominąć dodatkowych kosztów związanych ze współpracą z wyspecjalizowanymi agencjami.

Renomowane agencje, posiadające bogate doświadczenie i wysoki poziom profesjonalizmu, często ustalają te dodatkowe koszty na nieco wyższym poziomie. Jest to konsekwencją potrzeby zabezpieczenia środków na własną działalność oraz inwestycji w rozwój, zarówno kadry pracowniczej, jak i zaplecza technicznego.

Warto zauważyć, że pomimo wyższych kosztów, współpraca z renomowanymi agencjami może przynieść dodatkowe korzyści, takie jak gwarancja wysokiej jakości usług oraz możliwość wykorzystania innowacyjnych rozwiązań.

Dlatego też, choć cena eventu może być wyższa, klient ostatecznie może zyskać poprzez lepsze doświadczenie i efektywność realizowanego wydarzenia. - twierdzi Executive Director Grzegorz Maciaszek z agencji eventowej Lilla House

Pamiętaj, że cena eventu to tylko jeden z elementów, który należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o jego organizacji. Ważne jest również, aby określić cele eventu i oczekiwania, a następnie wybrać agencję, która będzie w stanie je spełnić. I to jest temat na kolejny artykuł na naszym blogu