Cena eventu, czyli co składa się na finalny koszt realizacji

kategoria:
Cena eventu, czyli co składa się na finalny koszt realizacji

Na koszt eventu wpływa więcej czynników niż sam program i planowany scenariusz 

Zdecydowanie największy udział w cenie eventu w większości wypadków stanowią koszty podwykonawców 

Agencje Eventowe ze swoich realizacji pokrywają wszystkie koszty funkcjonowania, nawet te nie związane bezpośrednio z realizacjami

Agencje eventowe nie publikują cenników. Nie dlatego, że nie chcą. Główna przyczyna tkwi w tym, że w zdecydowanej większości wypadków byłyby one zupełnie nieprzydatne, a nawet mylące. Na każdą udaną realizację eventową składa się tyle zmiennych, że nie sposób ująć ich w ramach jakiegoś uniwersalnego zestawienia.

W najogólniejszym ujęciu wyróżnić można dwie główne przyczyny:

  1. Koszty wyprodukowania eventu po stronie agencji nie są stałe i zależą od warunków indywidualnego zamówienia 
  2. Eventy to działania kreatywne, których scenariusze, programy i przebieg tylko w wyjątkowych wypadkach są powtarzalne

 Obie wymagają nieco bliższego omówienia, dlatego też niniejszym inaugurujemy krótki cykl wpisów, którego celem jest odpowiedź na palące pytanie:

dlaczego agencje nie publikują cenników eventowych?

Na pierwszy ogień zajmiemy się rozwinięciem zagadnienia z punktu pierwszego i przyjrzymy się bliżej budżetom eventowym w perspektywie kosztów agencji.

Przygotowanie eventu firmowego to proces złożony i skomplikowany. W zasadzie można powiedzieć, że składa się na niego połączenie kompetencji kreatywnych i zarządzania projektem.


Potrzebujesz wyceny swojego eventu?


W obrębie tych drugich istotnym czynnikiem jest tworzenie i realizowanie budżetu eventowego, którego elementy muszą być zrozumiałe i zaakceptowane przez klienta. W tym miejscu między agencją a firmą rozmowy toczą się najdłużej i zanim dojdzie do porozumienia prowadzone są negocjacje niejednokrotnie dotyczące niemal każdej pozycji.

 

Z jednej strony trudno się dziwić. Managerowie stoją przed trudnym zadaniem podjęcia decyzji o kupnie eventu zanim będą mogli ocenić jego wartość. Jest to szczególnie istotne w przypadku rozpoczynającej się dopiero współpracy między stronami.

Niestety taka jest natura każdej usługi. W przypadku eventów jednak koszty budżetowe nierzadko sięgają kilkuset tysięcy złotych, a więc ryzyko jest nie do zlekceważenia. Z drugiej strony eventy są trudnym przedsięwzięciem, wymagają doświadczenia, koordynacji wielu wątków i współpracy wielu ludzi co podnosi cenę realizacji.

Co zatem składa się na cenę eventu i dlaczego te usługi potrafią aż tyle kosztować?

W budżecie eventowym znajdują się koszty bezpośrednie realizacji, czyli takie, które agencja ponosi, ponieważ realizowany jest event; koszty pośrednie nie związane bezpośrednio z produkcją, które agencja ponosi nawet jeśli wydarzenie nie zostało przez klienta kupione oraz marża agencji.

Kluczowy udział w kosztach eventu firmowego mają koszty podwykonawców zatrudnionych do realizacji wydarzenia. Pozycja kosztów bezpośrednich w budżecie może wahać się od kwot niewielkich do znaczących. Jeżeli np. firma planuje wykorzystać event do budowania reputacji marki i wzmocnienia swojej pozycji rynkowej będzie dbała o najwyższą jakość realizacji. To automatycznie zwiększa kwoty w zakresie tej grupy kosztów. 

 

Nie tylko zresztą jakość będzie czynnikiem decydującym o wielkości kosztów bezpośrednich. Firma, która poważnie myśli o uzyskaniu maksimum wartości z kupionego eventu będzie chciała mieć pewność, że cel planowanego wydarzenia zostanie osiągnięty. Taką pewność w znacznie większym stopniu dają agencje, które mają duże doświadczenie rynkowe, wiedzę oraz właściwych podwykonawców zewnętrznych i wewnętrznych. A to najczęściej zwiększa koszty.

Firma może być zainteresowana współpracą z dojrzałą agencją eventową, ponieważ takie podmioty z reguły mają stałych podwykonawców, z którymi negocjują lepsze warunki dostawy usług, co może przyczynić się do obniżenia kosztów. Trzeba jednak pamiętać, że eventy często opierają się na spersonalizowanych scenariuszach dostosowanych do strategii komunikacji firmy, co powoduje, że zawsze może pojawić się potrzeba zatrudnienia dostawcy, z którym agencja wcześniej nie miała okazji pracować. 

Do omawianych tutaj kosztów eventu zaliczają się również te ponoszone przez agencję i związane bezpośrednio z przygotowaniem wydarzenia, czyli np. koszty transportu na spotkania z klientem. Te koszty stanowią również część ceny eventu.

Co to są overheady i jak wpływają na cenę eventu?

Kolejnym elementem budżetu eventowego są overheady. Są to wszystkie koszty nie związane bezpośrednio z realizacją, na które składają się koszty operacyjne funkcjonowania agencji. Będą to np. koszty administracyjne, koszty ogólne zarządu czy koszty związane z marketingiem i sprzedażą.

Te kwoty ponoszone są przez agencję bez związku z realizacją konkretnego eventu a produkcja jest dla niej jedyną możliwością pokrycia własnych kosztów stałych. 

Każda firma eventowa musi wziąć pod uwagę stopień pokrycia tych kosztów przez realizowane wydarzenie. Są różne metody wyliczania wartości overhead. Należy zwrócić uwagę na fakt, że zbyt niskie wyliczenie tego kosztu powoduje brak wystarczającego finansowania wydatków operacyjnych agencji i w długiej perspektywie jej zadłużenie. Wprowadzanie zbyt wysokich wartości do budżetu eventowego z drugiej strony powoduje obniżenie konkurencyjności i naraża agencję na utratę kontraktu.

Marża agencji

Marża jest ostatnim elementem składowym ceny eventu i naliczana jest przez agencję jako zysk z realizacji wydarzenia. Agencje, które generują zysk w postaci marży mogą reinwestować go w dalszy rozwój i umacniać swoją pozycję rynkową. Ta wartość jest w tym kontekście znacząca dla budowania przewagi rynkowej firmy eventowej, która chce być liderem w branży. Może też mieć znaczenie dla klientów agencji, szczególnie jeśli planują dłuższą współpracę z wybranym podmiotem. Odpowiednio zainwestowane środki służyć mogą (i powinny) do rozwoju swoich kompetencji czy rozszerzenia oferty o nowe elementy, co w perspektywie wpłynie na jakość i skuteczność jej realizacji. 


Potrzebujesz wyceny swojego eventu?


Podsumowanie

Finalna cena eventu zawsze jest efektem długotrwałych rozmów i negocjacji. Z jednej strony omówienia wymagają planowane scenariusze wydarzenia i projektowane aktywizacje, z drugiej jakość samej produkcji i jej obsługi. To jednak jeszcze nie wyczerpuje zagadnienia kosztu eventu. Równie istotne, choć może nie tak łatwo dostrzegalne na pierwszy rzut oka, są jeszcze dodatkowe koszty wynikające ze współpracy z wyspecjalizowanymi agencjami. Nie jest rzecz jasna tajemnicą, że najlepsze, najbardziej doświadczone agencje będą miały je ustalone na nieco wyższym poziomie. Wynika to w głównie z potrzeby zabezpieczenia środków na własną profesjonalną działalność oraz niezbędne inwestycje w rozwój, zarówno personelu jak i zaplecza technicznego. 

Może Cię również zainteresować

 

Marketing eventowy

Koniec ze sklepami stacjonarnymi? Wygląda na to, że jeszcze nie

Organizacja eventów firmowych

4 elementy udanej realizacji eventowej

Case study

Targi Meet My Makeup w łódzkiej Manufakturze

 

Podziel się

Polub nas na Facebooku

Oceń realizacje na Instagram

Obserwuj nas na LinkedIn

Obserwuj nas na Tweeterze

Odwiedź nasz kanał na YouTube

ul. Mackiewicza 9,
31-214 Kraków 
tel: 570 520 700
mail: krakow@lillahouse.com