Agencja hostess. Jak zapewnić profesjonalną obsługę eventów
- 28.11.2019
- Radosław Litwin
 |
Kampanie event marketing to jeden z najskuteczniejszych sposobów na pozyskiwanie nowych klientów |
|
Ważnym czynnikiem decydującym o sukcesie lub porażce produkcji jest jakość zespołu promocyjnego, hostess, hostów i ambasadorów marki
|
|
Profesjonalna agencja hostess ma w marketingu do odegrania ważną rolę, daleko wykraczającą poza zapewnienie atrakcyjnego personelu eventowego |
Agencje hostess mają na pierwszy rzut oka do wykonania proste zadanie: dostarczyć atrakcyjny, niezawodny i pracowity personel. Do tego zająć się logistyką i nadzorem gwarantującym, że pracownicy rzetelnie wywiążą się ze swoich obowiązków. W zasadzie nic nadzwyczajnego.
Z punktu widzenia strategów marketingu hostessy i ambasadorzy marki to w końcu jeden z wielu elementów jednego z wielu mechanizmów jednego z wielu kanałów na jednej z wielu możliwych ścieżek dotarcia do potencjalnych klientów
Ogniwo łańcuszka. Wydaje się, że ani nie najważniejsze, ani nawet szczególnie wyróżniające się.
Kiedy trzeba zdecydować jak najskuteczniej pozyskiwać klientów więcej wysiłku przykłada się do decyzji z jakich korzystać narzędzi i do jakich odwołać się środków niż do wyboru zespołu hostess. W tej perspektywie zdecydowanie kto w praktyce zrealizuje działania wydaje się mało ważne. Agencja hostess, której można powierzyć realizację, nie będzie raczej przedmiotem kompleksowego badania. Wystarczy zebrać listę dostępnych ofert z miejsca planowanej akcji, porównać ceny i wybrać najtańszą. Co jest w końcu trudnego w zadaniu hostessy? Szczególnie jeśli wyobrażenie o eventach marketingowych sprowadza się do samplingu i przekazywania podstawowych informacji o marce i ofercie.
Podejście takie opiera się jednak na pewnym przeoczeniu, które bierze się najczęściej z braku zrozumienia rzeczywistego potencjału kampanii promocyjnych opartych na bezpośrednich kontaktach offline.
Wspominaliśmy już na naszym blogu jak istotną mogą pełnić rolę w działaniach marketingowych.
Teraz jeszcze zwrócimy uwagę na dwie dane wskazujące na zachowania zakupowe konsumentów.
Z zestawienia obu wynika, że kampanie marketingowe demonstrujące wartości i misję marki łączące się z dostarczeniem odbiorcy okazji do wypróbowania nowego produktu mogą okazać się bardzo skuteczne. I praktyka to potwierdza.
Do czego potrzebna jest agencja hostess
Efektywność kampanii marketingowych opartych na bezpośrednim kontakcie marki z odbiorcą w świecie rzeczywistym opierają się na dwóch podstawowych filarach: aktywizacjach i reprezentantach marki. W tym wypadku akcent w marketingu postawiony jest na przykucie uwagi odbiorcy, zaangażowanie go i osobistą komunikację, dzięki czemu możliwe jest przedstawienie opowieści o marce, jej wartościach i celach. Chodzi zatem o wyjątkowe przeżycie związane z marką i poznanie ludzi za nią stojących.
I rzeczywiście: coraz więcej firm zaczyna dostrzegać potencjał tkwiący w tego rodzaju aktywnościach inwestując w marketing oparty na nawiązywaniu bezpośrednich relacji ze swoimi odbiorcami, nie tyle reklamując produkt, co dając poznać jej ludzi i związane z marką wartości.
W obu wypadkach niezwykle ważna jest jakość zespołów realizujących zadanie. Rola agencji hostess w tym wypadku nie ogranicza się do dostarczenia atrakcyjnego zespołu, a polega na przeprowadzeniu procesu podobnego do zatrudnienia nowego pracownika i przygotowania go do podjęcia zadań.
Jedyna różnica to czas, w jakim trzeba to zrobić.
Rekrutacja
Nie chodzi wcale o zbudowanie portfolio agencji, czy stworzenie katalogu dostępnych hostess, hostów i ambasadorów marki. To osobny proces, polegający na budowaniu własnych zasobów i nie wiąże się bezpośrednio z samą produkcją eventową.
Z punktu widzenia realizacji i jej sukcesu ważniejsza jest wewnętrzna rekrutacja przed każdym wydarzeniem.
Często zdarza się, że klienci zlecający przeprowadzenie eventu zastrzegają sobie prawo do zdecydowania, które hostessy na konkretną realizację zabrać. Mają do tego dobre powody i nie wolno nikomu odbierać tego prawa. Warto jednak zwrócić uwagę, że kryteria wyboru w takich wypadkach są bardzo zawężone. Aparycja, płeć, wzrost, krótki opis osobowościowy. To w zasadzie wszystko czym dysponuje klient. Biorąc zaś pod uwagę jaki charakter powinny mieć rzeczywiście skuteczne kampanie promocyjne to może być stanowczo za mało.
Czynników, które mogą wpłynąć na dobór odpowiedniego personelu do każdej realizacji jest bardzo dużo, wśród nich:
- cel eventu
- miejsce realizacji
- grupa docelowa
- zakres interakcji
- charakter promowanej oferty
- planowane aktywizacje
Korzyści z wzięcia pod uwagę wszystkich tych czynników są dwojakiego rodzaju. Po pierwsze pozwoli stworzyć zespół, który będzie w stanie osiągnąć najlepsze rezultaty w konkretnej realizacji. Po drugie zapewni, że hostessy i hości będą charakterologicznie dopasowani do zadania, które mają wykonać i nie będą się przymuszać do podjęcia wymaganych działań.
Biorąc pod uwagę powyższe uwagi nie trudno zauważyć, że repertuar cech personelu, które należy brać pod uwagę przed realizacją daleko wykracza poza standardowe. Wybierając zespół warto też rozważyć między innymi:
- komunikatywność
- wielojęzyczność
- mobilność
- doświadczenie w kontaktach z grupami docelowymi
- zgranie
A nawet cechy tak specyficzne jak sprawność fizyczna czy znajomość zasad savoir-vivre.
Rolą wewnętrznej rekrutacji prowadzonych przez agencje hostess przed i z myślą o konkretnej produkcji jest dobranie personelu z uwzględnieniem tego rodzaju czynników.
Może Cię również zainteresować
|
Case study |
Event marketing |
Experiential marketing |
Szkolenia
Nie ma dwóch identycznych realizacji. Nie sposób przygotować się raz do wszystkich możliwych eventów. Dlatego niezależnie od doświadczenia i profesjonalizmu dostępnych zespołów każda kolejna produkcja wymaga osobnego przygotowania. W wypadku przedsięwzięć tak wymagających jak kampanie event marketingowe nie sposób ograniczyć się do standardowego zbriefowania zespołu. To, że każdy członek teamu musi wiedzieć jakie stoją przed nim zadania, co ma robić i jak zachować się w poszczególnych sytuacjach jest jasne i nie wymaga osobnego omówienia.
Szkolenia personelu przed akcjami polegają jednak na czymś więcej.
Skoro rolą hostess i hostów jest reprezentowanie marki i jej wartości, w pierwszym rzędzie muszą je poznać. Zespoły nie tylko poznają oficjalne materiały promocyjne klienta, ale i jego historię, zakres działań, czy pewne podstawowe wiadomości z zakresu rynku, na którym działa.
To jeden z ważniejszych punktów szkoleń przed realizacją, ale nie jedyny.
Kolejne obejmują szczegółowe zapoznanie się z ofertą i promowanym produktem, jakie ma cechy szczególnie i czym wyróżnia się na tle konkurencji. Zabiegi te mają na celu sprawienie, by hostessy i hości nie tylko dobrze rozumieli promowaną markę i jej produkt, ale w miarę możności je polubili.
Można pomyśleć, że to już jest pewna przesada, ale warto pamiętać, że bezpośredni kontakt z potencjalnymi klientami sprawia, że każdy fałsz czy nieszczerość łatwo wychwycić. Nawet jeśli planowane akcje promocyjne nastawione będą głównie na informowanie o produkcie kluczowe jest zbudowanie zaufania. A to dać może wyłącznie niekłamana szczerość w komunikacji z klientem.
Używanie trików perswazyjnych i ogłupiająca walka na superlatywy stają się pomału przeciwskuteczne. Nie tylko coraz trudniej przekonać za ich pomocą potencjalnych klientów, to jeszcze można zostać posądzonym o brak szacunku dla odbiorcy.
To sprawia, że odpowiednie przygotowanie dobrze dobranego zespołu promocyjnego jest tym ważniejsze. Nic nie zastąpi autentycznego entuzjazmu hostess i hostów, przekonanych o wartości reprezentowanej przez siebie marki. Dzięki temu łatwiej im również przyjdzie nawiązanie relacji z odbiorcami.
Systemy motywacyjne
Skuteczność zespołów hostess podczas realizacji zwiększać można również poprzez implementowanie systemów motywacyjnych.
W tekście tym bronimy przeświadczenia, że za rzeczywiście udanymi realizacjami event marketingowymi kryje się dobrze dobrany i oddany zespół. W tej perspektywie każdy sposób na zwiększanie motywacji personelu warty jest rozważenia. Jednym z narzucających się jest dodatkowa gratyfikacja finansowa.
Agencje hostess dysponujące stałym personelem mogą sobie pozwolić na wdrożenie systemów niezależnych od poszczególnych realizacji. Ma to tę zaletę, że nie wpływa znacząco na zwiększanie kosztów po stronie klienta, a może wyraźnie poprawić rezultaty prowadzonej akcji.
Nie jest to jednak jedyny sposób na poprawienie motywacji zespołów.
Równie skuteczne, a dla końcowego klienta całkowicie niezauważalne po stronie kosztów, są rozwiązania promujące najaktywniejsze hostessy, hostów czy ambasadorów marki podczas kolejnych procesów rekrutacyjnych.
Podsumowanie
Spośród narzędzi marketingowych aktywizacje offline w swoim centrum stawiają bezpośredni kontakt z marką, produktem bądź usługą. I to w sposób szczególnie skuteczny, bo atrakcyjny dla odbiorców. Dzięki możliwości starannego wybrania grupy docelowej, zaplanowaniu okoliczności wydarzenia i dostarczeniu unikatowych doświadczeń uczestnikom sprawia, że marka w odbiorze ożywa i nabiera osobowości. A to jest kluczowy element w budowaniu i pielęgnowaniu relacji.
Jak pokazuje doświadczenie i wyniki badań skuteczność tej formy marketingu jest bardzo wysoka. Stąd też coraz więcej firm i instytucji decyduje się na wykorzystanie tego narzędzia. Dobrze zarządzane agencje hostess, dysponujące sprawdzonym, profesjonalnym zapleczem, doświadczeniem produkcyjnym i odpowiednimi procesami są w stanie dostarczyć personel doskonale dopasowany do zadania i zrealizować wszystkie zaplanowane cele kampanii marketingowej.
Źródło danych:
Criteo, Why We Buy Survey, France, Germany, Italy, Netherlands, Poland, Spain, Sweden, United-Kingdom. July 2019.
Podziel się
