Skuteczne hostessy i promotorzy? Kulisy procesu, który dopracowujemy od 20 lat.

Jeśli myślisz, że wybór ludzi do akcji promocyjnej zaczyna się od zdjęcia — to jesteś w połowie drogi. A może nawet w jednej trzeciej. Z zewnątrz może się wydawać, że dobór hostess czy promotorów to prosta układanka: zdjęcie, lokalizacja, stawka.

Jednak z perspektywy agencji, a przede wszystkim z perspektywy człowieka, który od 20 lat buduje zespoły na potrzeby wydarzeń promocyjnych i sprzedażowych, to znacznie bardziej złożony proces, uwzględniający zarządzanie ryzykiem, wizerunkiem i efektem kampanii.

W tym artykule, bez owijania w bawełnę, pokażę Ci jak naprawdę wygląda selekcja zespołu promocyjnego.

Co się dzieje, zanim ktokolwiek stanie przy stoisku?

W Lilla House proces doboru zespołu promocyjnego zaczyna się od briefu i analizy celów klienta. Analizujemy nie tylko grupę docelową, ale też język komunikacji marki, kontekst miejsca, charakter produktu i możliwe punkty styku z odbiorcą.

Zanim padnie jakiekolwiek nazwisko, zadawane są pytania:

-  jakie doświadczenie ma wynieść klient z tej interakcji?

- jakie są cele akcji

Naszym zadaniem jest zaprojektować moment – mikrodoświadczenie, które zostaje w głowie klienta. Chcemy, żeby klient zrobił coś konkretnego: sięgnął po produkt, zostawił leada, pobrał aplikację, opowiedział o tym znajomym, wrócił do marki za tydzień. To się nie dzieje samo. Dlatego dobór osoby, która wita go przy stoisku, to decyzja o tym, jakie pierwsze wrażenie zrobi Twoja marka.

Dlaczego „ładna buzia” nie wystarczy?

Dobrze dopasowany zespół eventowy to jeden z fundamentów skutecznej akcji promocyjnej. To, co klient widzi „na wierzchu” to wisienka na torcie procesu, który trwa w naszej agencji nieprzerwanie. Nasza baza hostess i hostów to zespół, który działa według wspólnych standardów. Klasyfikujemy go na podstawie twardych danych (CRM, scoring, feedback od klientów i team leaderów). 

Możemy sobie na to pozwolić na taki komfort, ponieważ pracujemy na bazie osób, przetestowanej w realnych sytuacjach eventowych, promocyjnych. Znamy ich tempo pracy, styl komunikacji, wiemy jak reagują, gdy coś idzie niezgodnie z planem. Gdy pojawia się nowa lokalizacja lub specyficzne wymagania projektu — rekrutujemy osoby, które wdrażamy w nasze standardy. Nowi uczą się od doświadczonych, przejmują styl pracy i sposób komunikacji charakterystyczny dla Lilla House. 

Dlaczego u nas nikt nie wychodzi na akcję „na czuja”

Zdarzyło mi się kilka razy usłyszeć od klienta: „Ale po co szkolicie ludzi do tak prostej akcji?”.
Zawsze wtedy uśmiecham się pod nosem, bo wiem, że to jest dokładnie ten moment, w którym łatwość wykonania myli się z łatwością osiągnięcia efektu.

Tak — akcja może trwać tylko kilka godzin. Tak — chodzi „tylko” o rozmowę z klientem i rozdanie próbki. Ale jeśli nie przeszkolisz ludzi, to odbiór marki zostawiasz losowi. Może trafisz na kogoś, kto „poczuje” temat, a może nie. To nie nasz standard. 

Dlatego każda osoba, która pracuje w naszym zespole, przechodzi konkretne przygotowanie — szkolenie produktowe (wiedza na temat produktu, którego tyczy promocja) i szkolenie miękkie (jak mówić, słuchać).

A że nawet najlepsi mają czasem gorszy dzień — to zawsze jest ktoś, kto spina całość.

Dlatego w naszych projektach zawsze są dwie osoby, które monitorują przebieg akcji:
- Project manager, który scala całość i trzyma kierunek.
- Supervisor, który monitoruje jakość pracy w terenie.

Gdy kampania wygląda dobrze, ale nie dowozi

Mieliśmy kiedyś sytuację, w której przejęliśmy kampanię po innej agencji. Projekt już trwał — ludzie byli na miejscu, materiały gotowe. Klient jednak widział, że mimo obecności promotorów, efekty nie są nawet blisko tego, czego się spodziewali.

Przeprowadziliśmy audyt. I od razu było jasne: nie chodziło ani o budżet, ani o lokalizację, ani o sam koncept akcji. Problem leżał gdzie indziej - zespół był niedopasowany, niewdrożony, pracujący według własnych intuicji.

Zmieniliśmy skład. Przeszkoliliśmy ludzi oraz dorzuciliśmy nadzór. Okazało się, że te same stoiska, ten sam produkt, zaczęły „żyć”. Pojawiło się więcej interakcji, rozmów i konwersji. 

Całą historię opisaliśmy w naszym case study: Jak uratować kampanię promocyjną i podwoić sprzedaż

Na koniec? Konkret

Widziałem setki akcji: małych, dużych, w galeriach, na ulicy, w salonach premium i przed supermarketem. I jedno się nie zmienia: możesz mieć świetny branding, dobry produkt i uśmiechnięte hostessy. Ale jeśli ten zespół nie „dowiezie” w realu — wszystko to zostanie na poziomie ładnej fotorelacji. A ta może się przydać… o ile Twoim celem był folder z ładnymi zdjęciami, a nie sprzedaż, leady czy viral w socialach.

Dlatego zanim następnym razem wybierzesz ludzi na podstawie zdjęć i stawek — zatrzymaj się na chwilę i zadaj jedno pytanie:

Czy ci ludzie dowiozą efekt?

Jeśli chcesz zbudować zespół, który zrozumie Twój cel i faktycznie go zrealizuje — odezwij się do nas.
Znamy swoich ludzi i wiemy, których wybrać, żeby zrobić robotę dobrze.