Organizacja konferencji. Czym się kierować wybierając lokalizację?

Baza lokalizacji, w których można zorganizować konferencję z roku na rok rośnie. Są też coraz nowocześniejsze i komfortowe. To z jednej strony poprawia sytuację, bo można mieć pewność, że niezależnie od miejsca na mapie jakaś opcja na pewno się pojawi. Z drugiej jednak może nieco zabawę skomplikować, skoro jest ich tak wiele, a każda ma jakąś ważną zaletę.

Można sobie jednak ułatwić zadanie zwracając uwagę na kilka istotnych aspektów.

Położenie ośrodka, w którym odbywać się będzie konferencja, szkolenie czy sympozjum to rzecz kluczowa. Trudno zaprzeczyć, że słabo skomunikowana lokalizacja, zarówno w skali kraju jak i miasta, stanowi poważną przeszkodę w powodzeniu wydarzenia.

Jest to swoją drogą prawdą nawet w przypadku konferencji firmowych dla pracowników, którym organizator może zapewnić transport na miejsce: słabo skomunikowane lokalizacje mają to do siebie, że dotarcie do nich jest męczące, niezależnie od tego jak się odbywa.

Rozważając lokalizację warto też pamiętać o zjawisku „bleisuringu”, czyli łączeniu wyjazdów biznesowych z wypoczynkiem. Wielu uczestników konferencji chętnie korzysta z okazji i przedłuża pobyt w miejscu gdzie się ona odbywa. Dla rosnącej liczby uczestników ta możliwość okazuje się ważnym kryterium wyboru wydarzeń, w których biorą udział. Dobrze zatem zaproponować lokalizację, która może okazać się ciekawa również z tego punktu widzenia.

Budynek jest pierwszym, co zobaczy uczestnik. A to z całą pewnością wpłynie na odbiór wydarzenia i w rezultacie nastrój. Zwrócić zatem uwagę należy nie tylko na wyposażenie techniczne i infrastrukturę konferencyjną, ale również sam budynek. W tym jego otoczenie. To wbrew pozorom ważny punkt organizacji konferencji i to biorąc pod uwagę najważniejsze jej funkcje: edukacyjną i relacyjną.

Możliwość odprężenia się po intensywnych sesjach jest bardzo ważna zarówno dla uczestników jak i prelegentów. Jeśli lokalizacja oferuje szansę na spędzenie czasu wolnego w pięknym otoczeniu i w komfortowych warunkach będzie to bardzo cenny atut.

Jeśli konferencja organizowana jest w miesiącach ciepłych warto zadbać, by możliwy stał się nawet krótki odpoczynek na świeżym powietrzu. Dobrze zatem, by lokalizacja dysponowała ogrodem czy patio, tak by można było zaproponować uczestnikom coś więcej niż krótki spacer po chodniku przy ruchliwej ulicy.
Warto w tym miejscu pamiętać również o zagadnieniu tzw. „barier architektonicznych”. Dbałość organizatora o komfort wszystkich uczestników z całą pewnością zostanie zauważona i doceniona.

Włożenie nieco wysiłku w znalezienie atrakcyjnego miejsca pod kątem architektonicznym ma jeszcze dodatkową zaletę: architektura ma niezwykłą zdolność do przykuwania uwagi. Warto to wykorzystać w materiałach promocyjnych.

Sprawa oczywista. Wielkość sal konferencyjnych, ich pojemność i wyposażenie zawsze będzie jednym z ważniejszych kryteriów wyboru. Trudno zapomnieć o tak istotnym pytaniu, jak „czy nasi uczestnicy w ogóle się pomieszczą?” Ale to przecież nie wszystko.

Współczesne konferencje rzadko kiedy ograniczają się do wykładów czy seminariów. To zwykle dość rozbudowane wydarzenia, służące nie tylko przekazaniu wiedzy, ale będące również płaszczyzną do nawiązywania relacji biznesowych i towarzyskich wewnątrz środowiska. O tych aspektach trzeba pamiętać przy wybieraniu miejsca na organizację konferencji.
Przebywanie w estetycznej, zadbanej i niebanalnej przestrzeni sprzyja dobremu samopoczuciu i nawiązywaniu kontaktów.

Zwrócić uwagę należy zatem nie tylko na pojemność i wyposażenie sal konferencyjnych, ale również wielkość, układ i dostępność przestrzeni użytkowych. Czy jest miejsce na stworzenie stanowiska do rejestracji, punktu informacyjnego, czy też przestrzeni sprzyjających nieformalnym spotkaniom i swobodnym rozmowom.

Wspominaliśmy już na naszym blogu, że konferencje zmieniają się w złożone eventy niemal w niczym nie przypominając już standardowych wykładów. By zainteresować i przyciągnąć uczestników coraz częściej nie wystarcza już fantastyczny temat i zespół wybitnych prelegentów. W grę wchodzić zaczynają również inne czynniki, takie jak możliwość nawiązania wartościowych relacji, udział oparty na aktywności i wyjątkowe doświadczenie.

Dlatego tak ważne stają się rozmaite wydarzenia towarzyszące, dziejące się niejako przy okazji głównego programu seminaryjnego, ale tematycznie z nim związane: różnego rodzaju wystawy branżowe, targi, prezentacje, strefy interaktywne czy występy artystyczne.

Czy i jak możliwe będą do wykorzystania zależy w dużej mierze od wyboru lokalizacji. I warto pamiętać, że zagwarantować trzeba nie tylko przestrzeń o odpowiedniej konstrukcji i możliwościach technicznych pozwalających na montaż infrastruktury, ale również niezbędne zaplecze.