Organizacja imprez firmowych. 4 elementy udanej realizacji

Większość organizatorów imprez w pierwszym rzędzie pomyśli o stronie praktycznej. Czy łatwo się tam dostać? Czy jest wygodny parking? Jakie jest wyposażenie itp.? I o ile nie wolno o tych rzeczach zapominać, warto też rozważyć mniej oczywiste kryteria.

Dlaczego?

Miejsce to pierwsze co zobaczą uczestnicy organizowanej imprezy firmowej. I pierwsze, co wpłynie na ich nastawienie i nastrój. Od tego, jakie wrażenia pojawi się w tym początkowym momencie zależeć będzie, czy event służył będzie jego wzmocnieniu, czy też może jego zmazaniu. Nie trzeba chyba dodawać, że ta druga opcja zwiastuje katastrofę.

Dodatkowo wybór miejsca będzie też dla uczestników pewną ważną informacją: o firmie, jej wartościach, o tym jaką wagę przykłada do wydarzenia i jak ważni są dla niej wszyscy zaproszeni. Wybór miejsca powie im też, czego mogą się spodziewać na evencie.

Jeśli impreza firmowa ma być udana warto zadbać, by to pierwsze doświadczenie nie było rozczarowujące.

Event firmowy służyć może zwiększaniu produktywności, zaangażowania i kreatywności zespołów. A takie efekty przynieść może integracja środowiska wokół marki, jej idei i wartości z którymi się utożsamia. Temu podporządkowane powinny być wszystkie elementy wydarzenia: jego temat, charakter i przebieg. By tego rodzaju spójność osiągnąć trzeba zbudować scenariusz eventu.

To jeden z podstawowych dokumentów i nie ma możliwości by przygotować event bez niego.

Jest jednak pewien ważny punkt, o którym nie zawsze się pamięta. By scenariusz stał się rzeczywiście użyteczny musi być znany wszystkim członkom zespołu pracującego przy organizacji eventu, niezależnie od szczebla i roli.
Jedynymi, którzy mają być zaskakiwani przebiegiem wydarzenia są uczestnicy. Nigdy organizatorzy. Drobiazgowy scenariusz imprezy służy temu, by to właśnie zapewnić

Podstawowym elementem imprezy firmowej są interakcje. I to w wielu kierunkach. Z marką, z uczestnikami, z przedstawicielami firmy. Im więcej tym lepiej.

Często można się spotkać z myśleniem, że przecież relacje będą budować się samorzutnie. Wystarczy posadzić ludzi przy wspólnym stoliku i czekać: wszystko zdarzy się samo. I być może w wielu wypadkach tak nawet się stanie. Rzecz w tym, że podczas imprezy firmowej lepiej zadbać, by stało się to w sposób zaplanowany i kontrolowany. Tylko wtedy event przyniesie zakładany skutek. Ale by to osiągnąć trzeba dać uczestnikom jakiś dobry powód do zaangażowania.

Nie chodzi o to, by bombardować uczestników atrakcjami. Wprost przeciwnie – chwila oddechu będzie bardzo wskazana. Kilka dobrze zaplanowanych i mądrze wprowadzonych aktywizacji w zupełności wystarczy, by stać się polem ciekawych interakcji. I by dodać do eventu nieco ekscytacji.

Planując tego rodzaju atrakcje warto pamiętać, by odpowiadały charakterowi i tematowi eventu. Nie wszystkie będą pasowały zawsze, a źle dobrane i nieodpowiednio przygotowane przyniosą efekt odwrotny do zamierzonego.

Nic tak nie sprzyja tworzeniu relacji jak wspólne wspomnienia. To jeden z podstawowych mechanizmów jakie stoją za sukcesem imprez firmowych. Ich budowaniu służą między innymi wszystkie powyżej wymienione elementy, od wyboru wyjątkowego miejsca eventu po niezwykłe aktywizacje.

Kłopot polega na tym, że pamięć jest dość ulotna. Na szczęście współczesne technologie oferują całą masę narzędzi mogących temu zaradzić. Organizując imprezę firmową koniecznie trzeba z nich skorzystać.

W tym celu dobrze jest wprowadzić rozwiązania sprzyjające robieniu wspólnych fotografii czy filmików, ale również zaangażowaniu w sieciach społecznościowych.
Ważne również, by i organizator dbał o tworzenie treści audiowizualnych podczas eventu. Znakomicie nadadzą się do komunikacji z uczestnikami na długo po zakończeniu eventu.