Nowoczesne technologie w eventach. Czy może być lepiej?

Nowoczesne technologie w eventach. Czy może być lepiej?

Jakiś czas temu zgłosili się do nas przedstawiciele branżowego portalu MeetingPlanner.pl, z prośbą o opinię jak wykorzystywane są nowoczesne technologie w pracy event managera. Przedstawili przy tym wyniki brytyjskich badań Pulse Report: tylko 3% organizatorów eventów korzysta z tych najbardziej nowoczesnych i zaawansowanych.

Po czym pada nieuniknione pytanie: czy waszym zdaniem rzeczywiście tak jest, że event managerowie na co dzień korzystają tylko z tych najprostszych, już od dawna istniejących na rynku rozwiązań technologicznych?

Pierwsza myśl: a gdzie tam.

Ale po krótkim zastanowieniu wychodzi na to, że to niestety fakt, choć bardzo nieprzyjemny

Poznaj samego siebie. To nie wymaga nowoczesnych technologii

Rozglądamy się po biurze: dookoła event managerowie podłączeni do sieci, każdy co najmniej na dwóch urządzeniach. Na komputerach oprogramowanie projektowe, planistyczne. Na biurkach katalogi z ofertami VR, technologii holograficznych, zaawansowanych multimediów, scenotechniki, totemów, aplikacji mobilnych.

 

Trudno o lepszy dowód na wykorzystanie nowoczesnych technologii w codziennej pracy.

I wystarczyło zrobić zdjęcie, by na zadane pytanie odpowiedzieć. Został tylko jeszcze jeden krok.

Sprawdzamy prezentacje podsumowujące eventy, jakie robiliśmy w ostatnim czasie. Przeglądamy zdjęcia i opisy, które przekazaliśmy naszym klientom. Spoglądamy na akcje promocyjne: uśmiechnięte hostessy, profesjonalne stanowiska, masa interakcji. I tylko gdzieniegdzie mignie wykorzystywany do zbierania leadów czy robienia ankiet tablet.

Dalej pokazy produktowe: starannie zaaranżowana sceneria, oświetlenie, zestawy nagłośnieniowe. W kilku zaledwie przypadkach dedykowane ekrany i efekty multimedialne. Przeglądamy kolejne foldery: produkcje w centrach handlowych, bankiety, koncerty, pokazy mody – nowoczesne technologie, jeśli są obecne, to w ograniczonym zakresie. Z chlubnym wyjątkiem konferencji, chociaż i tutaj widać na pierwszy rzut oka, że możliwości są większe.

Może zatem nowoczesne technologie w eventach nie są wcale tak bardzo potrzebne?

Nowoczesne technologie zmieniają wszystko. Również pracę agencji eventowej

Branża eventowa się zmienia. Jako narzędzie marketingowe event pokazuje swą szaloną skuteczność dopiero w połączeniu z możliwościami społecznościowymi. A to oznacza nacisk na nowoczesne technologie umożliwiające dostarczenie atrakcyjnych treści i niecodziennych doświadczeń, które jako content trafią do sieci w formie relacji bądź komentarza. Dzięki temu event żyje i oddziałuje bardzo długi czas. Zobacz nasz wpis: Długie życie eventu -->

Wykorzystanie nowoczesnych technologii do realizacji produkcji eventowej jest rozwiązaniem zarówno rozsądnym jak i niezbędnym.

Rozsądnym z punktu widzenia realizacji projektu ze strony agencji. Dają zwyczajnie nowe możliwości łatwiejszej realizacji projektu. Tutaj nie ma większego problemu. I to widzimy na co dzień w pracy event managerów.

Jest też rozwiązaniem niezbędnym, bo dopiero ich wykorzystanie sprawia, że event sprawdzi się jako niezwykle skuteczne narzędzie marketingowe. Są przy tym coraz bardziej oczekiwane przez uczestników, którzy przywiązują wagę do innowacyjnych rozwiązań oraz do wprowadzania nowoczesnych technologii do scenariusza eventowego.

Otwartym pozostaje pytanie do jakiego stopnia należy wykorzystywać nowoczesne technologie w eventach, aby uatrakcyjnić doświadczenie odbiorców przy jednoczesnym uniknięciu negatywnego wpływu na sam przebieg wydarzenia. Technologia nie może być przecież wartością samą w sobie. Powinna jednak pojawiać się na evencie i być szeroko wykorzystywana.

No to dlaczego nie widzieliśmy ich na każdym kroku w naszych podsumowaniach? Przecież wiemy, jak są ważne i do czego je stosować. Co się stało?

Obawy agencji, konserwatyzm klientów

Wprowadzanie najnowszych rozwiązań technologicznych przy produkcji eventów wciąż spotyka się z oporem i to zarówno po stronie agencji eventowej jak i po stronie klientów, którzy inwestują w realizację produkcji. Dzieje się tak z kliku powodów, spośród których warto zwrócić uwagę na dwa.

Z jedenej strony jest to niechęć do podejmowania ryzyka związanego z wprowadzeniem nowych rozwiązań technologicznych po stronie agencji. Mamy tutaj do czynienia z blokadą emocjonalną. Podstawowy lęk: co zrobić, jeśli nie zadziałają? Nie przypadną do gustu uczestnikom, albo, to już straszne, dojdzie do usterki? Zamiast dostarczać niezwykłych przeżyć, staną się źródłem frustracji i złości. Niewielu jest tak odważnych, żeby się tym nie przejmować.

Podobne źródło ma, zrozumiały przecież, konserwatyzm zleceniodawców. Znajduje dodatkowe paliwo w przekonaniu, że najlepiej jest stawiać na rozwiązania, które wcześniej okazały się skuteczne. Nowe możliwości na pierwszy rzut oka nie wydają się warte ryzyka

Przełamanie tego naturalnego odruchu klienta leży po stronie agencji. Trudno jednak robić to z przekonaniem, skoro samemu ma się obawy. Tu koło się zamyka. Przez to nowoczesne technologie w eventach upowszechniają się wolniej niż by to wynikało z ich przydatności.

Można zdać się na upływ czasu. Upowszechnienie nowatorskich rozwiązań z całą pewnością osłabi zarówno obawy agencji jak i konserwatyzm klientów. To jednak sprawi, że aktualne realizacje nie będą w części wykorzystywać potencjału marketingu eventowego. Prosta droga do rozczarowania i nieporozumień.

Prawdziwym rozwiązaniem jest prowadzenie rozsądnych działań edukacyjnych przez agencje. Skierowanych zarówno na użytek pracowników, jak i potencjalnych klientów.

Kwestia budżetu

Ważnym aspektem budującym opór przy wprowadzaniu najnowszych rozwiązań technologicznych są budżety firm, które decydują się na realizację eventu.

Tak długo, jak agencje nie będą w stanie jasno wytłumaczyć klientowi, w jaki sposób inwestycja w drogie rozwiązania technologiczne jest w stanie wpłynąć na ROI raczej nie można spodziewać się dużego entuzjazmu ze strony klientów w finansowanie takich rozwiązań.

Oznacza to, że i agencje muszą dokładnie wiedzieć w jakim celu zamierzają wprowadzić najnowsze rozwiązania technologiczne do realizacji eventu i nie może to być tylko argument samej dostępności takich rozwiązań.

Główne wartości dla klienta powinny jak zwykle opierać się na budowaniu lepszego doświadczenia dla uczestników a co za tym idzie lepszego zapamiętania eventu i samej marki, która była jej sponsorem. W połączeniu z siłą sieci społecznościowych i content marketingu możliwe jest przygotowanie kampanii lojalnościowych, sprzedażowych i zasięgowych znacznie przewyższających skuteczność rozwiązań tradycyjnych. I do tego tańszych. A to oznacza już bardzo wymierny zysk dla inwestującego w event.

Podsumowanie

Event managerowie rzadko jeszcze proponują korzystanie z zaawansowanych rozwiązań technologicznych w przebiegu eventów. Nie oznacza to oczywiście, że o nich nie wiedzą, czy nie stosują ich w swojej codziennej pracy. Rozwiązania sieciowe czy multimedialne przydają się na przykład znakomicie do koordynowania pracy i przygotowywania i prezentacji ofert.

Nieczęsto jednak pracownicy agencji proponują ich stosowanie swoim klientom. Przyczyn jest kilka. Podstawową jest nieumiejętność uzasadnienia niemałego czasem wydatku z budżetu imprezy. Górę bierze wtedy zrozumiały konserwatyzm zleceniodawców, przyzwyczajonych do rozwiązań sprawdzonych i znanych, zarówno sobie jak i uczestnikom spotkania. Kolejną jest obawa przed korzystaniem z technologii nie stosowanych powszechnie, a zatem mało jeszcze sprawdzonych. Możliwe problemy mogą negatywnie wpłynąć na przebieg imprezy i doświadczenia ich uczestników.

Lęk pracowników agencji przed takimi sytuacjami sprawia, że wolą stawiać na rozwiązania co do których czują się znacznie pewniej. Ostrożność ta będzie z czasem maleć, a nasycenie rynku kompetentnymi podwykonawcami sprawi, że nowoczesne technologie w eventach staną się znacznie bardziej powszechne.

Podziel się

Skontaktuj się z nami

Masz dla nas ofertę? Napisz:

Polub nas na Facebooku

Oceń realizacje na Instagram

Obserwuj nas na LinkedIn

Obserwuj nas na Tweeterze

Odwiedź nasz kanał na YouTube

Biuro Łódź
ul. Piotrkowska 276,
90-361 Łódź 795 978 998

Biuro Kraków
ul. Bociana 22a,
31-213 Kraków 518 258 851