Dobra agencja eventowa. Czym się kierować dokonując wyboru?

Dobra agencja eventowa, czyli jaka? Jak wybrać? Czym się kierować? Przed takimi pytaniami staje wiele firm rozważających inwestycje w organizację eventu. Aby nieco zadanie ułatwić zebraliśmy 5 kryteriów, które z całą pewnością należy wziąć pod uwagę.

Produkcja eventowa jest bardzo istotnym elementem strategii komunikacji firm i powinna być wykorzystywana w sposób systematyczny i konsekwentny.

Jest tylko jeden warunek: firma wie na co zwrócić uwagę podczas wyboru agencji eventowej.


Dobra agencja eventowa w pierwszym rzędzie skupi się na celu eventu i sposobie jego osiągnięcia


Jako się rzekło eventy służą głównie komunikacji. Z klientami, kontrahentami, pracownikami czy branżą. Zadaniem firmy eventowej jest zatem przygotowanie warunków, by ta komunikacja przebiegała zgodnie z oczekiwaniami organizatora.

Chodzi nie tylko o przygotowanie od strony merytorycznej tego co ma być przekazane podczas eventu: opracowanie materiałów, haseł i informacji do uczestników. Równie istotne jest wybranie metody na zaprezentowanie wartości, z którymi chce być kojarzona marka.

Za tym kryją się w dużej mierze komunikaty oparte na emocjach, a więc znaczenia nabiera oddziaływanie na zmysły.

Jeżeli marka chce być firmą budzącą zaufanie, miejsce realizacji wydarzenia, jego główni aktorzy czy scenografia oraz trzymanie się harmonogramu muszą wspierać doświadczenie zaufania i solidności. Jeżeli firma rozumie, jakie wartości marki chce przekazać w swoich komunikatach marketingowych będzie mogła również właściwie ocenić przygotowany przez agencję eventową program i oprawę wydarzenia.

Kluczowe w tym aspekcie jest również to, kto będzie realizował program eventu, ponieważ to ludzie najskuteczniej oddziałują na nasze emocje.

Dobra agencja eventowa

Wartości marki mogą więc podczas eventu zostać przekazane i utrwalone w sposób o wiele skuteczniejszy niż przy wykorzystaniu innych kanałów komunikacji marketingowej, jak np. reklama w mediach.

Dobra agencja eventowa będzie wiedziała jak osiągnąć zakładany cel wydarzenia i zaproponuje najlepsze z dostępnych rozwiązań.

Więcej o korzyściach, jakie przynosi inwestycja w marketing eventowy czytaj na naszym blogu


Dobra agencja eventowa przedstawi sposób na zebranie wartościowej wiedzy o grupie docelowej


Wiedza to potęga. Chyba nigdy wcześniej nie było to tak jasne, jak współcześnie. Również w biznesie.

Znajomość grupy docelowej, jej preferencji, potrzeb i oczekiwań to trudny do przecenienia zasób, który może zapewnić znaczącą przewagę konkurencyjną. A dobre okazje do zbierania wartościowych informacji na temat odbiorców marki i jej oferty nie zdarzają się zbyt często. Dlatego tak ważne jest, by wykorzystać każdy dostępny sposób na gromadzenie tej wiedzy.

A podczas eventu można znaleźć ich sporo.

Obserwacja, ankieta czy wywiad z uczestnikami wydarzenia możliwe są natychmiast, dając firmie okazję do prowadzenia dalszych analiz i ewentualnych korekt swojej oferty.

Różne grupy docelowe wymagały będą różnego podejścia. Nie zawsze też będzie możliwość zebrania dokładnie tych samych danych.

Dobra agencja eventowa zaproponuje formę zbierania wartościowych informacji o kluczowych odbiorcach w nieinwazyjny i komfortowy sposób.


Mierzenie rezultatów i podsumowanie eventu


Firmy eventowe w rozmowie z klientami powinny zaproponować wskaźniki, jakimi będą mierzyć stopień realizacji zamierzonych celów.

Jeżeli np. jako cel zostanie postawiony poziom satysfakcji z uczestnictwa w evencie można przeprowadzić ankiety, w których osoby uczestniczące wyrażą swoją opinię w tej sprawie.

Jeśli zaś celem będzie zbudowanie świadomości marki wśród grupy docelowej wskaźnikiem mierzącym stopień realizacji celu może być na przykład ilość zaproszonych dziennikarzy i liczba wzmianek w prasie branżowej na temat wydarzenia.

Cele i metody pomiarów dobrać można odpowiednio do założonych przed wydarzeniem kryteriów. Zawsze jednak warto pamiętać, że eventy firmowe nie kończą się warz z demontażem scenografii.Dobra agencja eventowa

Dzieło wieńczą dopiero podsumowania. Jest to równie istotny element eventu co scenariusz akcji. Bez tego w końcu problematyczne byłoby sprawdzenie, czy organizowanie eventu przyniosło oczekiwane rezultaty.


Kultura pracy i wypracowane procedury


Produkcja dużego wydarzenia wymaga nie tylko wiedzy marketingowej, ale również niebanalnych zdolności produkcyjnych. Składa się na nie koordynacja licznych podwykonawców oraz przewidywanie możliwości występującego ryzyka i metod na jego zniwelowanie.

Praca producenta eventów jest bardzo złożona i czasochłonna. Jak wielkie to wyzwanie przekonują się firmy, które próbują realizować event we własnym zakresie.

Ilość pojawiających się wątków i nieprzewidzianych przed rozpoczęciem projektu trudności powoduje, że znaczna część zespołu pracowników firmy jest pochłonięta zadaniami związanymi z eventem zaniedbując własne, codzienne obowiązki.

W efekcie dochodzi do realizacji eventu, który nie spełnia oczekiwań i prowadzi do opóźnień w realizacji spraw bieżących w firmie.

Warto przekonać się, czy procedury w agencji eventowej przewidują całkowite przejęcie obowiązków i odpowiedzialności za organizację eventu, oraz jak wygląda komunikacja na linii klient-agencja.Dobra agencja eventowa


Doświadczenie agencji


Aby w pełni wykorzystać siłę i możliwości jakie daje przeprowadzenie skutecznego eventu, a więc takiego, który przynosi zamierzone rezultaty inwestującej firmie należy zwrócić uwagę, na to jakie doświadczenie posiada agencja i czy jest w stanie zagwarantować realizację zamierzonych efektów.

Firmy kupując usługi nie wiedzą jakie rezultaty zostaną osiągnięte co w efekcie prowadzi do znacznego zwiększenia ryzyka.

Aby zminimalizować niepowodzenie agencje eventowe powinny wykazać się wiedzą na temat realizacji podobnych wydarzeń oraz wskazać w jaki sposób przygotowane pomysły i rozwiązania eventowe przyczynią się do realizacji zamierzonego przez firmę celu.

Bogate doświadczenie eventowe wiąże się również z posiadaniem sprawdzonej i zaufanej grupy podwykonawców, co dodatkowo zwiększyć może poczucie bezpieczeństwa klienta agencji.

Zobacz 10 naszych najciekawszych produkcji eventowych z roku 2017


Podsumowanie


Wymienione przez nas 5. kryteriów nie obejmuje najbardziej narzucających się i najprostszych do zweryfikowania czynników, takich jak jakość i estetyka propozycji. Nie można o nich rzecz jasna zapominać. Bardzo często jednak w tym obszarze trudno znaleźć znaczące różnice między ofertami konkurujących agencji.

Dokonując wyboru warto więc upewnić się, że agencja rozumie, że inwestycja w event ma swoje uzasadnienie biznesowe i powinna przełożyć się na rozwój marki organizatora.

Dobrze przeprowadzony event, a więc taki, który przekazuje właściwe treści kluczowej grupie docelowej i jednocześnie pozwala mierzyć zamierzone efekty stanowi ogromną siłę w arsenale narzędzi komunikacji firm.

Dobra agencja eventowa zwraca uwagę musi brać pod uwagę również i ten aspekt.

Czytaj dalej:
Eventy i promocja marki w mediach społecznościowych
Eventy, a suckes marki na rynku
Czy można policzyć zwrot z inwestycji w event

Zapisz się do naszego Newslettera!

Przemek Litwin

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *