Skuteczny event: o czym pamiętać przed złożeniem zlecenia

Event jest jednym ze sposobów komunikacji firmy z własnym rynkiem. I niestety obarczony jest tym samym co i inne ryzykiem: może zamienić się w bezładną paplaninę. A wtedy będzie można o nim powiedzieć wszystko, tylko nie to, że był skuteczny.

Tymczasem event powinien spełniać ściśle określoną rolę w realizacji celów biznesowych albo marketingowych. Skuteczny event wymaga zatem spełnienia określonych warunków, bez których możemy raczej mówić o bezcelowym wydaniu firmowych pieniędzy zamiast o osiąganiu przemyślanych i zamierzonych efektów.


Wyznaczenie celów


W pierwszej kolejności zleceniodawcy eventu muszą wiedzieć jakie zadanie ma on realizować. Niewątpliwie pomocnym narzędziem do określenia celów produkcji eventowej może okazać się model 5s. To schemat wypracowany na potrzeby strategii digital marketingu, ale jego koncepcja jest na tyle uniwersalna, że można z niej skorzystać również w działaniach offline. Koncentruje się on na zdefiniowaniu rezultatów w następujących obszarach: sell, speak, serve, save, sizzle:

  • sprzedaż
  • komunikacja
  • obsługa
  • efektywność
  • relacje

We wszystkich tych punktach można i powinno się wyodrębnić cele szczegółowe (na przykład zgodnie z sugestiami z naszego tekstu o 6 korzyściach płynących z organizacji eventów), pokrywają one jednak całe spektrum możliwych celów eventów.Skuteczny event wymaga odpowiedzi na kluczowe pytania

Bez znaczenia, czy mamy do czynienia z eventem małym czy dużym.Nie ważne też, czy jest skierowany do pracowników firmy, czy do klientów użytkujących produkty lub usługi. Przy pomocy tego narzędzia zdefiniować można, jakie zadania ma spełnić produkowany event. Powiedzmy, że organizatorem wydarzenia jest instytucja samorządowa, która chce zwrócić uwagę mieszkańców na określone problemy lokalnej społeczności. Może ona zdefiniować cele w zakresie speak (komunikacji) bądź serve (obsługi). Dzięki temu agencja eventowa będzie mogła łatwiej zbudować scenariusz imprezy i w sposób odpowiedni poprowadzić wydarzenie.

Dopiero ustalenie celów stanowić może kryterium rozstrzygnięcia, czy udało się przeprowadzić skuteczny event czy też nie.


Właściwa komunikacja


Drugim bardzo istotnym elementem produkcji eventowej jest sposób prowadzenia komunikacji w zakresie wartości i celów jakie mają być osiągnięte. Pomimo tego, że został opracowany pomysł na event oraz został określony rynek docelowy, możemy spotkać się z rezultatem poniżej oczekiwań właśnie z powodu niewłaściwie prowadzonej komunikacji.Skuteczny event wymaga odpowiedzi na kluczowe pytania

Podstawowym błędem i elementem wymagającym szczególnej uwagi jest odejście od przekazywania zbyt wielu wartości i walorów w prowadzonej komunikacji. Kluczem jest skupienie się na konsekwentnym komunikowaniu jednego celu, bądź wartości nadrzędnej, która ma być użyta w przekazie. Jest to o tyle trudne, że w sposób naturalny firmy mają skłonność do zbyt szerokiego przekazywania wartości zamiast skupić się na jednym, ale konsekwentnie powtarzanym komunikacie.


Mierzenie rezultatów


Kolejną sprawą jest ustalenie, jakimi metodami będziemy mierzyć, czy udało się osiągnąć zakładane rezultaty. Jeśli firma decyduje się na inwestycję w produkcję eventową, musi mieć zapewnione możliwości analizowania efektów. Wybór odpowiedniego narzędzia w dużej mierze wyznaczą określone wcześniej cele. Profesjonalna firma eventowa z całą pewnością zaproponuje sprawdzone w tym zakresie rozwiązania. W części przypadków nie będzie jednak w stanie zaprezentować całościowych wyników: niektóre składowe wymagać będą dostępów do wewnętrznych zasobów firmy, szczególnie z zakresie monitoringu działalności online.
Pamiętajmy przy tym, że inwestycja w eventy obejmuje nie tylko nakłady pieniężne, ale i czas. Skuteczny event musi gwarantować zwrot wszystkich nakładów.

Jeżeli celem realizacji wydarzenia jest zbudowanie świadomości marki wśród klientów docelowych, sposobem mierzenia efektów takich działań może być ilość uczestników wydarzenia. Jako ważny wskaźnik służyć może również liczba wzmianek prasowych na temat eventu przy zapewnieniu odpowiedniej ilości przedstawicieli prasy. Jeśli będzie o to trudno, rolę taką może pełnić monitorowanie poziomu zaangażowania uczestników w sieciach społecznościowych.

Mniej lub bardziej precyzyjnym pomiarom podlegać może każdy z zakładanych efektów eventu.Skuteczny event wymaga odpowiedzi na kluczowe pytania


Podsumowanie


Skuteczny event wymaga zaangażowania zarówno po stronie zleceniodawcy, jak i agencji eventowej. Pamiętajmy, że produkcja eventu jest czymś więcej niż tylko prezentacją określonego miejsca albo scenariusza opartego na udziale artystów. Event jest narzędziem i musi służyć realizacji bardzo wyraźnie zdefiniowanych celów biznesowych bądź marketingowych. Firma eventowa musi wiedzieć też, w jaki sposób będzie mierzyć stopień realizacji zamierzonych rezultatów oraz w jaki sposób użyje narzędzi komunikacyjnych do przekazania jednej kluczowej wartości uczestnikom wydarzenia.

Jeśli masz jeszcze wątpliwości jak wyznaczyć cele dla swojego eventu, napisz do nas

Czytaj dalej:
Czym wyróżnia się dobry event
Cena eventu w kontekście inwestycji w marketing
Jak korzystać z eventu po jego zakończeniu
Skąd ta cena? Słów kilka o strukturze kosztów agencji eventowej

Zapisz się do naszego Newslettera!

Przemek Litwin

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *