Organizacja konferencji. O czym warto pamiętać

Organizacja konferencji to w wielu branżach konieczność. Nie da się zakwestionować sensu tego rodzaju działań. Często wątpliwości może jednak budzić wykonanie.  Zrobić konferencje nie stanowi problemu. Zrobić to dobrze: oto jest wyzwanie. By tego dokonać trzeba pamiętać o kilku istotnych elementach.


Organizacja konferencji jako eventu


Konferencja to nie wykład. Konferencja to wydarzenie znacznie bardziej złożone. I to nie w tylko w znaczeniu ilości elementów składowych. Bardziej nawet ze względu na spełniane funkcje. Konferencje bowiem są czymś więcej niż narzędziem do przekazywania wiedzy. Zarówno w życiu firm, jak i środowiska naukowego konferencje pełnią dodatkowo ważną funkcję w budowaniu sieci wielopłaszczyznowych relacji i ich zacieśnianiu. W tym sensie spełniają kryteria eventu w rozumieniu jakim zajmujemy się na naszym blogu. Konferencje służą zatem zarówno poszerzaniu pola wiedzy, jak i wzmacnianiu więzi wewnątrz środowiska. Oba te czynniki mają swoje konsekwencje dla organizatorów, które trzeba koniecznie wziąć pod uwagę.


Jak myśleć o uczestnikach?


Nikt nie organizuje konferencji dla siebie. Zwykle znana jest grupa docelowa i zawsze przygotowuje się temat związany z jej zainteresowaniami. Jest jednak jeden czynnik, który dość często umyka uwadze, a jest kluczowy: dla każdego uczestnika konferencja jest zawsze wydarzeniem wyjątkowym.  W tym znaczeniu, że stanowi wyłom w porządku codziennej rutyny. I jest to prawdą również w przypadku gdy konferencje organizuje się dla doskonale znanej od lat grupy osób. O ile nie jest się prelegentem, a nie o nich tu mówimy, udział w konferencji nie stanowi przecież źródła utrzymania. Jest to prawda w odniesieniu również do tej grupy, która bierze udział w wydarzeniu w ramach swoich obowiązków służbowych. Tak już jesteśmy skonstruowani, że jakakolwiek odmiana w zwykłym przebiegu dnia stanowi doskonały powód do odprężenia. A wtedy dość chętnie i łatwo nasza uwaga ulega rozproszeniu. To oczywiście nie oznacza, że uczestnicy nie mają ochoty brać udziału w konferencji. Trudno jednak zwalczyć ten mimowolny, psychologiczny odruch. Dodatkowo nakłada się na niego znany już dobrze mechanizm poznawczy, według którego umiejętność utrzymania koncentracji podlega sporym ograniczeniom.Organizacja konferencji - Konferencje jako eventy


Konferencje jako spektakl


Rozwiązaniem jest potraktowanie konferencji jak eventu. Spójrzmy na wydarzenia organizowane przez liderów rynków w USA. Pierwsze, co rzuca się w oczy, to że nie próbują zwalczyć wrażenia towarzyskiej swobody i atmosfery karnawału. Wprost przeciwnie, podkreślają go i wykorzystują. A jak? Tworząc widowisko, rodzaj spektaklu. Nawet cieszące się zasłużonym prestiżem wydarzenia organizowane przez środowiska naukowe zaczynają iść tym tropem. Na pewnym poziomie ogólności oznacza to oczywiście wykorzystanie opisanego na naszym blogu mechanizmu marketingu eventowego. Wchodząc jednak w szczegóły, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych elementów, które pomogą rozwiązać problem utrzymania uwagi przez uczestników i sprzyjać będą nawiązywaniu wartościowych relacji.


Niebanalna lokalizacja konferencji


Architektura ma niezwykłą zdolność do przykuwania uwagi. Warto wykorzystać jej zalety w materiałach promocyjnych. Ale nie tylko. Budynek jest pierwszym, co zobaczy uczestnik, a to z całą pewnością wpłynie na jego nastrój. Zwrócić zatem uwagę należy nie tylko na wyposażenie techniczne i infrastrukturę konferencyjną, ale również sam budynek. W tym jego otoczenie. To wbrew pozorom ważny punkt organizacji konferencji i to biorąc pod uwagę obie jej funkcje: edukacyjną i relacyjną. Poczucie komfortu i przebywania w estetycznej, zadbanej przestrzeni sprzyja koncentracji i nawiązywaniu kontaktów. Spodziewać się również należy, że warunki i otoczenie konferencji staną się ważnym elementem rozmów. Można również rozważyć wykorzystanie lokalizacji nieoczywistych. Warto pamiętać o podstawowym mechanizmie stojącym za sukcesem sieci społecznościowych: ludzkiej potrzebie dzielenia się wyjątkowymi przeżyciami. Nie ma powodu, by nie skorzystać z tej wiedzy podczas organizowania konferencji. Coraz więcej instytucji oferuje dostęp do przestrzeni konferencyjnych. Ważne, by śledzić na bieżąco rynek i sprawdzać możliwości.

Organizacja konferencji zaczyna się na długo przed samym wydarzeniem. I zawiera w sobie również proces sondowania i testowania dostępnych możliwości lokalizacyjnych. Organizacja konferencji - lokalizacja


Profesjonalne multimedia


Jeszcze kilka lat temu trudno było znaleźć różnice między konferencją a wykładem. Sale konferencyjne przypominały raczej salki klasowe, a jedyny sprzęt na jaki mógł liczyć prelegent to projektor, wskaźnik, tablica i zestaw flamastrów.

Szybko postępujące zmiany w zakresie sposobów komunikacji z jednej, postęp technologiczny zaś z drugiej strony sprawiają, że trudno obecnie obejść się bez wykorzystania multimediów. Nie należy jednak ograniczać się do prowadzenia multimedialnych prezentacji jako ilustracji dla prelekcji. Trzeba pamiętać, że  uczestnik jest w odświętnym nastroju. Należy go zatem przekonać, że bierze udział w spektaklu. Kluczowe są starannie przygotowane i zgrane efekty wizualne i dźwiękowe. Ten rodzaj zamierzonej teatralizacji służyć będzie podkreśleniu i wzmocnieniu odświętnego charakteru wydarzenia i w konsekwencji przykuciu uwagi uczestników. Stanowić też będzie doskonały punkt węzłowy w procesie tworzenia sieci relacji. Mało jest rzeczy tak sprzyjających budowaniu poczucia więzi niż wspólne przeżycie czegoś wyjątkowego. I mało która rzecz stanowi tak wdzięczny temat do rozmów.

Oczywiście organizacja konferencji bez multimediów jest wyobrażalna i znając przekorną naturę człowieka wkrótce i taki trend się pojawi. W przytłaczającej większości wypadków nie warto jednak z nich rezygnować.


Nowoczesne technologie


Nie sposób wyobrazić sobie konferencji i kongresów bez wykorzystania nowoczesnych technologii. Dla organizatorów takich wydarzeń stanowią nieocenioną pomoc. Można dzięki niej uprościć i zautomatyzować proces rejestracji, zarządzać harmonogramami, kontrolować i usprawniać przepływ uczestników. Zastosowanie rozwiązań informatycznych w kontakcie na linii organizator – uczestnicy daje niemal nieograniczone możliwości. Od informowania o wydarzeniach, po udostępnianie wartościowych materiałów i utrzymanie komunikacji po zakończonym evencie. W zależności jednak od wielkości i charakteru wydarzenia można wykorzystać nowoczesne technologie do wzbogacenia doświadczenia uczestników. Do tego celu służyć mogą dedykowane aplikacje na urządzenia mobilne.

Wspaniałe rezultaty przynosi również umożliwienie dostępu do specjalnie przygotowanych materiałów konferencyjnych za pomocą zaawansowanych i niezbyt jeszcze rozpowszechnionych rozwiązań, takich jak VR. organizacja konferencji - multimedia


Wsparcie dla ekspertów i prelegentów


Nie każdy prelegent będzie miał charyzmę Steva Jobsa. Nie każdy też musi ją mieć. Każdy jednak potrzebuje poczucia bezpieczeństwa. Często pomija się ten element, a przecież dotyczy centralnej postaci konferencji. Szczególną wagę zwrócić zatem należy na jego komfort. Dotyczy to zarówno pomocy przy obsłudze elementów technicznych, jak i wsparcia logistycznego. Bardzo dobrą, a pomijaną zwykle praktyką, jest służenie im radą we wzbogaceniu ich własnego wystąpienia. Oczywiście nie w warstwie treściowej, merytorycznej, a raczej strukturalnej czy technicznej. Układ treści, sposób przedstawienia tematu prelekcji, połączenie jej z elementami multimedialnymi często stanowi problem, szczególnie dla mniej doświadczonych ekspertów. Zdarza się, że prelegent nie bierze pod uwagę możliwości technicznych dostępnych w konkretnym miejscu. Mogą one znacząco wzbogacić treść i jakość przekazu. Dbałość o takie szczegóły nie pozostanie bez wpływu na obiór odczytu przez uczestników i zostanie przez nich doceniona.


Wydarzenia towarzyszące


Życie zawodowe wielu z nas przebiega w środowisku ściśle zhierarchizowanym. Stosunki w nim panujące odruchowo przenosimy na większość międzyludzkich kontaktów. Wytworzenie poczucia wspólnego doświadczenia znakomicie sprzyja skróceniu narosłego w ten sposób dystansu. Organizacja konferencji ma taki właśnie cel. Z tą myślą przygotowywać należy wszystkie elementy konferencji, ale w przypadku wydarzeń towarzyszących mogą one być niemal w całości jej podporządkowane.

To, co dzieje się niejako przy okazji głównego programu konferencji stanowi ważny punkt w procesie budowania relacji zarówno z organizatorem, jak i wewnątrz grupy uczestników. Tej roli wydarzeń towarzyszących często się nie docenia, dlatego też zdarza się, że są traktowane niemal wyłącznie jako rodzaj gratyfikacji dla uczestników. To oczywiście poważny błąd. Organizacja konferencji prowadzić ma przecież w rezultacie między innymi do nawiązania i zacieśnienia więzi wewnątrz środowiska czy instytucji. Ważne jest zatem, aby wydarzenia towarzyszące zaprojektować i zaplanować właśnie z tą myślą. Oczywiście można ograniczyć się do występu artystycznego połączonego ze wspólną zabawą. W takim wypadku warto jednak zadbać również o przestrzeń sprzyjającą swobodnej rozmowie i wzbogacić program o jakiś rodzaj atrakcji zakładających interakcje między uczestnikami.

Rozważyć jednak należy również inne możliwości, a te są niemal nieograniczone. Od tematycznych, artystycznych bądź branżowych wystaw, poprzez quizy i konkursy, po budowę wydzielonych stref interaktywnych. Wszystkie te elementy doskonale sprawdzą się jako czynniki budujące relacje, jednocześnie podkreślając charakter konferencji.


Podsumowanie


Konferencje, kongresy i konwenty stanowią ważną część życia zawodowego w wielu branżach. Ich istotnym celem jest zarówno przekazywanie wiedzy, jak również budowanie wielopłaszczyznowych relacji. Stanowią tym samym narzędzie do budowania większej lojalności pracowników i partnerów biznesowych z marką firmy, która organizuje konferencję.

Kongresy zatem są w tym wymiarze okazją do przekraczania samych celów biznesowych i sposobnością do tworzenia wartości dodanej, takiej jak emocjonalny stosunek do firmy. Trudno jest przecenić tę wartość w świecie, który coraz bardziej kieruje się doświadczeniem klientów i innych stron pozostających w strefie wpływu biznesu. I w tej perspektywie stają się wydarzeniami, do których przywiązać należy szczególną uwagę. Organizacja konferencji oczywiście nie musi wiązać się z koniecznością zatrudnienia profesjonalnej agencji. Dobrze jednak zbadać swoje możliwości i ocenić, czy wsparcie nie pomoże zaoszczędzić czasu i środków.

Czytaj dalej:

Marketing eventowy i jego rola w budowie relacji z klientami
Skąd ta cena, czyli o strukturze kosztów agencji eventowej

Zapisz się do naszego Newslettera!

Marta Ropenga

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *