Skąd ta cena? Słów kilka o strukturze kosztów agencji eventowej

Podstawowym punktem spornym na osi klient-agencja jest zawsze cena realizacji. Często przybiera postać fundamentalnego czy oni w tej agencji całkiem powariowali?

No więc powariowali, czy nie?

Oczywiście nawet podchodząc do tematu z dobrą wolą nie da się tego w każdym wypadku wykluczyć. Swoją drogą czasem nie trzeba spoglądać w kosztorys, żeby to stwierdzić z całą pewnością. W większości jednak sytuacji tak nie jest. Problem jednak pozostaje. Z jednej strony klient akceptuje oczywiście, że każdy z eventów podlegać będzie indywidualnemu szacunkowi. Ilość zmiennych jest za duża, by stosować sztywny cennik. Z drugiej jednak zawsze skłonny jest postawić sobie fundamentalne pytanie o cenę.

Przekonanie, że cena za event jest za wysoka często wynika z dwóch prostych błędów po stronie agencji, która nie potrafi:

  • przekonująco przedstawić struktury swoich kosztów,

  • usprawiedliwić wydatków przedstawiając korzyści płynące z organizacji wydarzenia.

Dzisiaj zastanowimy się nad punktem pierwszym. Niezmiernie ważny punkt drugi zasługuje na osobny wpis, który zresztą wkrótce na naszym blogu się pojawi.

Cena eventu. Skąd się bierze?

Pracując w agencji eventowej, szerzej – w każdej branży usługowej – często można spotkać się z problemem prawidłowego przygotowania kosztorysów dla klienta.

Wydaje się, że dzieje się tak z dwóch powodów. Po pierwsze, są w branży pewne trudne do wyeliminowania nawyki przygotowywania kosztorysów, do których klienci są przyzwyczajeni. Po drugie, agencje mają kłopot w prawidłowej prezentacji struktury kosztów firmy i sposobu budowania kosztorysu. Co za tym idzie nie przedstawiają, skąd bierze się cena eventu.

Problem rzeczywiście jest istotny. Z jednej strony klienci mają swoje wyobrażenia na temat tego, ile powinien kosztować event, z drugiej, niewłaściwe przygotowanie kosztorysu przez agencję może spowodować istotne konsekwencje dla samej agencji. Albo przeszacuje swoje koszty i stanie się niekonkurencyjna, albo niedoszacuje kosztów i nie będzie zarabiała na swoje utrzymanie i rozwój.

To powiedziawszy, wydaje się, że właściwe ujęcie kosztów podczas realizacji eventu dla agencji eventowej powinien wyglądać następująco:

  • Koszty bezpośrednie podwykonawców zatrudnionych do realizacji eventu

  • Koszty bezpośrednie agencji eventowej

  • Koszty pośrednie agencji eventowej (overheady)

  • Marża, czyli zysk agencji ze zrealizowanego eventu.

Opisując pokrótce każdą pozycję i nie wdając się w zbędne szczegóły można powiedzieć, że koszty ujęte powyżej to cztery istotne obszary, na które każda agencja eventowa powinna zwrócić uwagę, jeśli chce mieć pewność, że koszty eventu są właściwie oszacowane. cena eventu Agencja Eventowa


Koszty bezpośrednie podwykonawców


to wszystkie te działania kontrahentów agencji, które są związane bezpośrednio z realizowaną produkcją i które nie są wykonywane przez pracowników agencji eventowej. Można tutaj wymienić takie pozycje, jak technika (jeśli jest zlecana na zewnątrz), udział artystów, scenografia, obsługa multimedialna, obsługa prawna czy księgowa dotycząca eventu (jeśli nie jest wykonywana wewnątrz firmy) i inne.


Koszty bezpośrednie agencji eventowej


to koszty pracowników bezpośrednio zaangażowanych w realizację produkcji eventowej. Najczęściej jest to koszt godziny pracy project managera lub junior managera przemnożona przez przewidywaną ilość godzin niezbędną do zgodnego z umową zrealizowania projektu.


Koszty pośrednie, czyli overheady


to wszystkie koszty pośrednie agencji, które są ponoszone w związku z prowadzeniem firmy lub w związku z realizacją eventu, ale nie są bezpośrednio związane z daną realizacją. Głównie można tutaj wymienić koszty zarządu, koszty prowadzenia działań marketingowych firmy, koszty księgowości, jeśli nie były rozliczone godzinowo jako koszty bezpośrednie agencji eventowej, czynsz najmu lokalu na działalność eventową firmy i inne. Trzeba zwrócić uwagę na wagę overheadów przy przygotowywaniu kosztorysu eventowego, ponieważ łatwo pominąć fakt, że firma oprócz pokrycia kosztów bezpośrednich realizacji eventu musi również zadbać o pokrycie kosztów niebędących bezpośrednio wynikiem realizacji projektu, ale ponoszonych każdego miesiąca w celu funkcjonowania agencji eventowej na rynku.cena eventu Agencja Eventowa


Marża


W końcu w kosztorysie powinna pojawić się marża, która jest odzwierciedleniem zysku, jaki wypracuje event dla firmy. Zdarzają się agencje eventowe, które starają się ukryć obecność tego czynnika w kosztorysie, nie ma jednak takiej, która marży nie uwzględnia. No chyba, że w swojej strategii nie planuje inwestycji w swój rozwój.

Dopiero tak przygotowany kosztorys gwarantuje pokrycie wszystkich związanych z produkcją kosztów ponoszonych przez agencję oraz zapewnia właściwy udział w zabezpieczeniu kosztów stałych oraz zysku agencji.

Oczywiście faktyczny koszt eventu podlegać może negocjacjom, o czym wkrótce na naszym blogu.

Zapisz się do naszego Newslettera!

Przemek Litwin

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *