Event mały czy wielki, Agencja Eventowa i tak może się przydać

Zastanawialiście się kiedyś, czy istenieje event zbyt mały, by realizować go za pośrednictwem profesjonalnej Agencji? I czy na niewielkiej, rodzinnej imprezie event manager ma w ogóle coś do zrobienia?


Event to nie tylko koncerty, spotkania w stylu after party, konwenty, konferencje, targi czy też pokazy mody. Już wcześniej zaplanowane spotkanie 3 osób może stać się wydarzeniem.
Celebrujemy wszyscy – każdego dnia. I choć prywatne uroczystości czy też okazje – zazwyczaj związane z życiem rodzinnym i jego rytuałami – są organizowane na mniejszą skalę, to w większości przypadków wiążą się z tymi samymi czynnościami, które wykonuje zawodowo manager eventowy. Niektóre „święta” rodzinne motywują jednak do zorganizowania czegoś naprawdę dużego, co może wygenerować wiele problemów, z którymi nie każdy sobie poradzi. Najczęściej wynikają one ze zbyt pochopnego wyboru lokalizacji, do którego trzeba się dopasować dosłowne ze wszystkim. Oczywiście, nie ma rzeczy niemożliwych.


Event w ostatniej chwili


Dobrze zapamiętaliśmy, jak pod koniec minionego roku zgłosił się do nas Klient, który po wybraniu miejsca na swoją niezwykle ważną, prywatną uroczystość, zorientował się, że nie potrafi zgrać kilku kluczowych elementów, a mianowicie: nagłośnienia, oświetlenia zapewnienia kilku wymogów riderowych zespołu, który zaprosił w celu uświetnienia wieczoru oraz dekoracji.


Kluczowe pytania przed eventem


Pierwsze pytania, które postawiliśmy naszemu Klientowi brzmiało: „z jakiej okazji organizuje tę imprezę?” oraz „ile czasu pozostało do jej rozpoczęcia?”.

W odpowiedzi usłyszeliśmy, że będzie to wieczorne uwieńczenie rocznicy ślubu, niestety został tylko tydzień do oczekiwanej daty. Po usłyszeniu odpowiedzi już wiedzieliśmy, dlaczego Klient zgłosił się do naszej firmy. Czasu nie było za wiele, tym bardziej, że nasz Klient nie miał w ogóle wybranych firm, które miałyby zapewnić mu wskazane elementy imprezy. Wyzwanie przed jakim stanęliśmy było następujące: jeszcze tego samego dnia umówić wszystkich podwykonawców, skontaktować się managerem zespołu oraz konieczne przeprowadzić wizję lokalną.


Wyzwania


Zgodnie przyznaliśmy, że restauracja jest ujmująca i pasuje do celebracji poważanej rocznicy związku. Z technicznego punktu widzenia lokalizacja stawiała jednak kilka wyzwań, a mianowicie:

  • nie było w niej miejsca na parkiet, podest sceniczny;
  • restauracja na czas przygotowań technicznych oraz samej imprezy prywatnej nie mogła być całkowicie wyłączona z obsługi Klienta do godz. 22.00;
  • przez szyby restauracji nawet w godzinach nocnych wpadało zbyt dużo światła, przez co sala traciła urok;
  • układ stołów oraz całościowy zamysł restauracji nie pozwalał na zastosowanie rozbudowanych konceptów scenograficznych;

Rozwiązania


Zdecydowaliśmy się na dość nieoczywiste decyzje scenograficzne, między innymi wymontowanie strefy kanap z restauracji i tak pozyskaliśmy miejsce na mały podest sceniczny, (zgodny z riderem zespołu) oraz parkiet z miejscem dla dj’a. Całość sceno-techniczną udrapowaliśmy czerwoną tkaniną, aby nawiązać do motywu miłości oraz podkreślić wiodący kolor lokalu. Na przyokiennych balustradach restauracji stworzyliśmy dosłownie ruchome ściany z czerwonych balonów, które hamowały światło płynące z ulicy.
Scenografię zastąpiliśmy niebieskim oświetleniem architektonicznym, a strefę gości naszego Klienta oznaczyliśmy czerwonymi prezydentkami. Zastosowaliśmy rozwiązania proste, ale przede wszystkim skuteczne. Zadbaliśmy o to, aby goście naszego Klienta nie wchodzili wejściem dla wszystkich. Specjalnie na ten jeden wieczór, ozdobiliśmy czerwoną kotarą oraz światłem wejście do restauracji od zewnętrznej strony. Goście wchodzili krocząc po czerwonym dywanie, dzięki czemu mogli poczuć się wyjątkowo.
Jak się okazało, umożliwienie dostępu do sterowników oświetlenia restauracji nie mieściło się w polityce lokalu. W tym punkcie kluczowe jednak okazało się nawiązanie dobrego kontaktu z managerami. Dzięki nim otrzymaliśmy prawo skorzystania z nich. Między innymi wygasiliśmy mocne oświetlenie żywego drzewka oliwnego – znajdującego się w lokalu – i objęliśmy je czerwonym światłem efektowym. Drzewko stało się prawdziwą ozdobą sali – pełnym tajemnicy drzewem miłości.


Wnioski


Nawet średniej wielkości impreza, na której docelowo ma się pojawić około 50 osób, wymaga wielu przygotowań. Jeśli nie zada się odpowiednio wcześniej kluczowych pytań, może okazać się, że na tydzień przed planowanym wydarzeniem brakuje najważniejszych elementów. Jednak jeśli już wydarzy się taka sytuacja, jak u naszego Klienta, najlepsze rezultaty przyniosą proste rozwiązania, które nie będą mnożyć kosztów, absorbować dużej ilości czasu, ale będą efektowne i zostaną zapamiętane oraz docenione przez uczestników imprezy.

 

 

Zapisz się do naszego Newslettera!

Katarzyna Ossowska

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *