W branży eventowej często istnieje rozbieżność między tym, jak marki wyobrażają sobie działania promocyjne, a tym, jak wyglądają one w praktyce. Na pierwszy rzut oka praca hostess i promotorów wydaje się prosta: stanąć, nawiązać kontakt, przedstawić produkt. Tymczasem to właśnie praca w terenie — z różnymi ludźmi, zmiennym ruchem, presją czasu i dynamicznymi sytuacjami — decyduje o realnych wynikach akcji.

Po latach pracy operacyjnej, setkach kampanii i tysiącach godzin spędzonych na stoiskach, w galeriach, na eventach outdoorowych i akcjach terenowych, widzimy elementy, które często umykają markom podczas planowania działań. Widzimy, co faktycznie wpływa na wyniki oraz które przekonania nie mają potwierdzenia w praktyce.

Zebraliśmy najczęstsze mity, które przewijają się w rozmowach z klientami, na grupach branżowych i konferencjach. Zderzamy je z faktami — potwierdzonymi doświadczeniem Lilla House.

Mit 1:  „Byle wyglądał/a dobrze, to sobie poradzi”

W praktyce liczy się to, czy dana osoba potrafi szybko nawiązać naturalny kontakt, utrzymać tempo pracy i prowadzić krótkie, konkretne rozmowy.

Najbardziej skuteczne hostessy i hości, z którymi pracowaliśmy, wyróżniali się:

• komunikatywnością,

• wyczuciem marki i umiejętnością naturalnego dopasowania się do jej stylu,

• kulturą osobistą,

• umiejętnością „wchodzenia” w dialog bez sztuczności.

To te cechy decydują o liczbie jakościowych interakcji w ciągu dnia, a nie estetyka zdjęć w portfolio.

Fakt: Wygląd może mieć znaczenie ale głównie na starcie. Ostatecznie liczą się efekty, a te są wynikiem posiadanych kompetencji.

Mit 2: „Jak damy dobry skład, to akcja sama pójdzie”

To przekonanie pojawia się często, zwłaszcza przy krótkich akcjach lub mniejszych formatach. Jednak w praktyce stabilność i jakość realizacji zależą w dużej mierze od osób, które czuwają nad projektem: superwizorów i project managera.

To oni łączą pracę w terenie z oczekiwaniami marki i dbają o to, aby akcja „trzymała się” założeń zarówno na starcie, jak i przez cały czas jej trwania.

Ich zadania obejmują m.in.:

• reagowanie na nagłe zmiany i bieżące problemy operacyjne,

• monitorowanie obecności i jakości pracy zespołu,

• wychwytywanie potencjalnych kryzysów 

• zapewnienie płynnego przepływu informacji między teamem a marką,

• koordynację materiałów, strefy i raportów,

• utrzymanie wspólnego tempa pracy całego zespołu.

Brak nadzoru nie musi oznaczać porażki, ale zawsze zwiększa ryzyko błędów, opóźnień i słabszych wyników. Dlatego w profesjonalnych kampaniach nadzór terenowy i projektowy to fundament stabilności całej akcji.

Fakt: Bez koordynatorów, nawet najlepszy team może pracować poniżej swojego potencjału. 

Wyświetl ten post na Instagramie

Post udostępniony przez Agencja eventowa Lilla House 》cała Polska (@lillahouse_agencja)

Mit 3: "Hostessa to hostessa — każda zrobi to samo"

Na pierwszy rzut oka praca zespołu może wydawać się jednolita: podobni ludzie, ten sam produkt, ta sama lokalizacja. Jednak w praktyce, gdy spojrzymy na raporty godzinowe, konwersje rozmów czy tempo pracy, różnice między poszczególnymi osobami potrafią być znaczące.

W praktyce jedni naturalnie inicjują kontakt, inni potrzebują prowadzenia; część świetnie pracuje w dużym ruchu, inni lepiej w spokojnym tempie. To kwestia kompetencji, energii, stylu komunikacji i kultury pracy, a nie „szczęścia”.

Fakt: Różnice, w osiąganych wynikach, są duże (i bardzo wyraźnie widać je w danych).

Dlaczego własna baza hostess ma tak duże znaczenie

Przez lata pracy w Lilla House wypracowaliśmy bazę hostess i hostów, których znamy z realnych realizacji terenowych, a nie wyłącznie ze zdjęć w portfolio. Jednocześnie rekrutujemy nieprzerwanie, bo zmieniają się potrzeby klientów, pojawiają się nowe lokalizacje, a kolejne osoby chcą dołączyć do zespołów i rozwijać się w działaniach eventowych. Wprowadzając nowe osoby, pracujemy w modelu, który łączy ich z doświadczonym personelem, tak, aby przejmowali standard, tempo pracy i styl komunikacji charakterystyczny dla Lilla House.

Dzięki temu wiemy:

• w jakich formatach dana osoba sprawdza się najlepiej,

• jakie ma tempo pracy i sposób prowadzenia rozmowy,

• jak reaguje na presję, duży ruch czy nietypowe sytuacje,

• z jakim typem konsumenta pracuje najbardziej efektywnie.

Taka wiedza pozwala nam precyzyjnie dobierać zespoły do konkretnych działań, co przekłada się na spójność operacyjną i przewidywalność wyników. To element, którego nie da się zastąpić jednorazowym castingiem ani przypadkową rekrutacją — wymaga lat pracy, obserwacji i ciągłego rozwijania bazy.

Mit 4 "Jak promotor zna produkt, to go sprzeda. Proste.”

W rozmowach z klientami często słyszymy zdanie: „Produkt mówi sam za siebie.”

W praktyce produkt rzadko „mówi” sam — to promotor musi umieć opowiedzieć go krótko, naturalnie i adekwatnie do sytuacji, zwłaszcza gdy rozmowa trwa zaledwie kilkanaście sekund.

Dlatego w Lilla House standardem są dwa rodzaje szkoleń: szkolenia produktowe i szkolenia z umiejętności miękkich. 

To właśnie połączenie wiedzy produktowej i umiejętności miękkich sprawia, że promotor nie tylko informuje, ale realnie wpływa na decyzję klienta.

Fakt: Wiedza produktowa to fundament, ale sprzedaż opiera się na umiejętności jej użycia.

Mit 5 „Ta lokalizacja zrobi robotę za nas.”

To przekonanie pojawia się często w rozmowach z markami — zwłaszcza wtedy, gdy planowana jest akcja w prestiżowym miejscu lub przy dużym ruchu konsumenckim. Jednak praktyka pokazuje, że dobre miejsce ułatwia pracę, ale jej nie wykona. 

W Lilla House każdą lokalizację analizujemy pod kątem realnego potencjału — zarówno outdoor (np. akcje na stokach narciarskich), jak i indoor (targi, galerie, showroomy).

Lokalizacja jest jednym z elementów planowania kampanii, ale nie zastąpi:

• właściwego przygotowania,

• odpowiedniego scenariusza,

• dobrej organizacji na miejscu.

Fakt: Lokalizacja jest ważna, ale to tylko jeden element układanki. Ostatecznie to zespół decyduje o tym, czy wykorzystamy jej potencjał.

Skuteczność działań promocyjnych to rezultat dobrze ułożonego procesu i ludzi, którzy potrafią pracować w różnych warunkach i z różnymi klientami.

W Lilla House to standard — wypracowany przez lata pracy w terenie.