Co warto wziąć pod uwagę, wybierając salę na konferencję, kongres lub szkolenie firmowe?
- 27.03.2019
- Artykuł Gościnny spotello.pl
Jednym z kluczowych aspektów organizacji własnego wydarzenia jest wybór sali konferencyjnej lub szkoleniowej. Niezależnie od jej wielkości można wyszczególnić kilka najistotniejszych parametrów, od których może zależeć powodzenie całego przedsięwzięcia. O jakich szczegółach warto pamiętać i gdzie szukać sal?
Organizowanie własnego wydarzenia, konferencji czy szkolenia na własną rękę może wydawać się skomplikowanym procesem (w szczególności, jeśli robimy to po raz pierwszy). Sam wybór sali obarczony jest kilkoma istotnymi pytaniami, na które musimy sobie odpowiedzieć jeszcze przed rozpoczęciem szukania.
Pierwszym krokiem powinno być ustalenie charakteru spotkania (czy organizujemy duży kongres dla setki uczestników, szkolenie otwarte czy też spotkanie pracownicze, podsumowujące ostatni okres działalności przedsiębiorstwa). Będzie to nasz punkt wyjścia do doprecyzowania szczegółowych parametrów sali, w której odbędzie się wydarzenie:
Ile osób weźmie udział w spotkaniu?
W przypadku wydarzeń firmowych gdzie znamy liczbę uczestników o wiele łatwiej będzie nam dobrać odpowiedni rozmiar pomieszczenia – tak, by wszyscy uczestnicy wygodnie się pomieścili. Nie przejmuj się, jeśli nie możesz precyzyjnie określić, ile osób pojawi się na wydarzeniu. Wystarczy, że znasz szacunkową liczbę uczestników. W przypadku wynajmu sali płacimy za całe pomieszczenie – nieważne, ile osób finalnie się w niej znajdzie. Z tego powodu lepiej wybierać sale, które w razie potrzeby będą w stanie zmieścić większą liczbę uczestników, niż pierwotnie zakładamy.
Termin i godziny spotkania?
Określmy z wyprzedzeniem dni oraz godziny spotkania. Jeśli zależy nam na konkretnej dacie, to zadbajmy o to, by zarezerwować salę z odpowiednim zapasem czasu – żeby nie okazało się, że wszystkie sale szkoleniowe i konferencyjne w tym terminie są zajęte. Pamiętajmy, że w weekendy obiekty szkoleniowe zazwyczaj mają większe obłożenie sal, niż w dni powszednie.
Może Cię również zainteresować
|
Case study |
Organizacja konferencji |
Marketing eventowy |
Lokalizacja sali?
Jest to jeden z najważniejszych aspektów, który należy wziąć pod uwagę podczas wyboru sali na wydarzenie. Warto zadbać o to, aby do miejsca spotkania można było łatwo dotrzeć korzystając z transportu publicznego. Dodatkowym atutem jest darmowy parking przy obiekcie, jednak takie sale bardzo trudno znaleźć w centrach miast ze względu na płatne strefy parkingowe i ograniczoną liczbę miejsc dla samochodów.
Charakter sali?
Pierwszego wrażenia nie da się zrobić po raz drugi. Z tego powodu zdecydowana większość organizatorów konferencji i szkoleń zwraca uwagę nie tylko na estetykę wnętrza (na co wpływ mają przede wszystkim dobre zdjęcia poglądowe sal), ale także na to, czy pasuje do charakteru planowanego wydarzenia. Inną salę wybierzemy dla informatycznego szkolenia otwartego, inną na zebranie firmowe, jeszcze inną na duży kongres. Do dyspozycji mamy: sale konferencyjne, sale szkoleniowe lub sale komputerowe.
Wyposażenie sali?
w dzisiejszych czasach mało które wydarzenie nie korzysta z możliwości, jakie dają urządzenia multimedialne do projekcji audio-video oraz łączność WiFi. Nie tylko podnoszą merytoryczną wartość spotkania, ale też wpływają na jego efektowność. Wybierając salę na spotkanie warto zatem zwrócić uwagę na to, czy na wyposażeniu znajduje się projektor wraz z ekranem, a jeśli tak – to czy jego cena jest wliczona w wynajem pomieszczenia, czy też trzeba zapłacić za korzystanie z niego. Na tym etapie warto też zastanowić się nad pozostałymi elementami potrzebnymi na miejscu, jak np. możliwość zaciemnienia pomieszczenia (elektryczne rolety), klimatyzacja, nagłośnienie.
Dodatkowe usługi, w tym usługa kateringowa?
w zależności od czasu trwania organizowanego wydarzenia zadecyduj, czy skorzystasz z jednorazowej przerwy kawowej, całodniowego serwisu i/lub lunchu. W przypadku wielogodzinnych lub kilkudniowych konferencji warto zadbać o ciepły posiłek dla wszystkich uczestników. Przerwa kawowa może być też dobrą chwilą na networking i wymianę kontaktów biznesowych, dlatego warto włączyć ją w harmonogram spotkania.
Usługę kateringową można zamówić od razu w obiekcie szkoleniowym/konferencyjnym lub też na własną rękę w zewnętrznej firmie, która dostarczy posiłek na miejsce. Jeśli planujesz we własnym zakresie zorganizować część gastronomiczną, pamiętaj, że nie wszystkie firmy wynajmujące sale zgadzają się na wnoszenie żywności zamówionej na zewnątrz.
Podsumowując wszystkie wymienione powyżej kwestie wyobraźmy sobie, że tym, czego poszukujemy jest sala szkoleniowa w Warszawie w pobliżu centrum o powierzchni minimum 70 m2 na dwudniowe szkolenie otwarte dla 40 osób z serwisem kawowym i lunchem. Teraz możemy przejść do wyszukiwania ofert i porównywania tych dostępnych.
Szukanie sal szkoleniowych i konferencyjnych możemy rozpocząć od platformy Spotello. Jest to ogólnopolska wyszukiwarka i porównywarka sal na wynajem z możliwością rezerwacji online w czasie rzeczywistym. Wystarczy zaznaczyć miasto (Warszawa), liczbę osób (czterdzieści), interesujące nas dni z kalendarza (dwa kolejne), godziny spotkania i już możemy przeglądać wyniki dopasowane do podanych kryteriów – w przytaczanym przykładzie będą to sale szkoleniowe w Warszawie.
W dodatkowych filtrach zaznaczmy wszystkie pozostałe parametry, które będą dla nas niezbędne (powierzchnia 70 m2, serwis kawowy oraz lunch). Na mapie po prawej stronie szybko sprawdzimy lokalizację obiektów. Wybrane sale możemy zarezerwować online w czasie rzeczywistym bez konieczności oczekiwania na potwierdzenie ze strony obiektu oraz mamy możliwość opłacenia zamówienia przez internet (korzystając z Tpay, Blika lub karty).
Jakie korzyści dla organizatorów wydarzeń może mieć Spotello? W jednym miejscu mamy możliwość porównywania wielu ofert wynajmu z kompletną informacją na temat usługi. Zaznaczając dodatkowe opcje (jak np. wyposażenie i katering) system automatycznie przelicza stawki, a organizator wydarzenia ma pewność za co płaci i jaka będzie ostateczna kwota jego zamówienia. Dzięki standaryzowanemu procesowi rezerwacji sposób składania zamówienia na salę jest zawsze ten sam (niezależnie od tego, jakie warunki obowiązują w danym obiekcie). Przydaje się to, gdy często rezerwujemy sale na wydarzenia w różnych częściach Polski. Zamówienia i faktury zapisywane są na koncie klienta. Ułatwia to kontrolę nad wszystkimi organizowanymi wydarzeniami.
Każdorazowo po zabukowaniu sali otrzymujemy także voucher, potwierdzający szczegóły rezerwacji.
Oprócz podstawowych parametrów, niezbędnych do zamówienia sali na organizowane przez siebie przedsięwzięcie warto wziąć pod uwagę także narzędzia, dzięki którym możemy złożyć zamówienie online, zorganizować wszystkie dodatkowe usługi oraz zaoszczędzić czas.
Podziel się
